Kinh Nghiệm Triển Khai ERP Hiệu Quả Dành Cho Doanh Nghiệp

Một doanh nghiệp nếu biết cách sử dụng tốt hệ thống ERP sẽ giúp cho quy trình làm việc được nâng cao và hữu ích hơn. Bài viết sau chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn 8 kinh nghiệm triển khai ERP hiệu quả, cùng xem ngay nhé!

Chuẩn bị ngân sách phù hợp để đầu tư ERP

Ngân sách luôn là yếu tố tiên quyết và đặc biệt cần phải quan tâm mỗi khi doanh nghiệp có ý định đầu tư vào bất cứ một dự án nào. Triển khai đầu tư dự án ERP thành công cũng không phải là ngoại lệ. Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp sẽ cần xác định và dự trù trước ngân sách thích hợp để triển khai. Chi phí triển khai phụ thuộc vào các nhân tố như:

• Phương thức triển khai: Dùng phần mềm ERP điện toán đám mây, lưu trữ tại chỗ hay kết hợp cả hai.
• Quy mô doanh nghiệp: Các Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đều tính chi phí dựa trên số lượng người dùng. Do đó, quy mô doanh nghiệp khác nhau thì chi phí triển khai khác nhau.
• Tình trạng hệ thống công nghệ: Công ty đang sử dụng loại công nghệ nào? Lượng data có lớn hay không? Dữ liệu đã được xử lý chưa? Đơn vị cần kết nối hệ thống ERP với những doanh nghiệp khác?
• Yêu cầu tuỳ biến: Nhiều doanh nghiệp có mong muốn tuỳ biến hệ thống sao cho phù hợp với quy mô, tính chất của công ty hoặc đặc thù ngành nghề kinh doanh.

Tối ưu lại quy trình quản lý doanh nghiệp

Trước khi áp dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ các quy trình làm việc của toàn bộ doanh nghiệp. Nhà quản lý nên dành thời gian rà soát tất cả các quy trình trong mỗi bộ phận và tìm cách cải tiến chúng. Hãy xây dựng các bản đồ quy trình, kiểm tra từng bước và đảm bảo các bước không chồng chéo lên nhau. Khi đã có một quy trình quản lý thích hợp, việc sử dụng hệ thống ERP sẽ đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường xem nhẹ vấn đề chuẩn hóa lại toàn bộ quy trình vận hành hiện tại của doanh nghiệp mình. Trong khi đó, dữ liệu đầu vào sẽ có tác động mạnh mẽ đối với toàn bộ quy trình vận hành hệ thống ERP, quản lý lẫn đào tạo nhân viên trên hệ thống. Một quy trình đầu vào không được chuẩn hoá sẽ gây ra nhiều rắc rối và sai sót không đáng có.

Xác định rõ ràng nhu cầu và kỳ vọng thực tế

Do không có kinh nghiệm triển khai ERP, không hiểu về hệ thống và xác định rõ đâu là những gì thật sự quan trọng đối với mình nên doanh nghiệp đưa ra những yêu cầu không thực tế. Nhà quản lý cần hiểu rõ các khái niệm, chức năng và các yêu cầu của ERP, cũng như xác định được khó khăn, thử thách mà hệ thống ERP có thể đáp ứng được. Ngoài ra, nhà lãnh đạo cũng cần xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần thực hiện nhằm thích ứng với xu hướng công nghệ từ 3 – 5 năm tới.

Lựa chọn đối tác có chuyên môn và kinh nghiệm triển khai ERP

Sau khi nắm được các vấn đề gặp phải, doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn đối tác triển khai phù hợp. Công ty cần căn cứ theo các tiêu chí sau để lựa chọn đối tác triển khai phù hợp:

• Năng lực: Đội ngũ tư vấn và triển khai có kiến thức và kỹ năng sâu rộng về lĩnh vực triển khai, cũng như hiểu biết sâu sắc về vấn đề của doanh nghiệp.
• Kinh nghiệm: Đã từng triển khai các dự án tại các doanh nghiệp có chung ngành nghề, quy mô với công ty bạn.
• Chi phí: Chi phí thuê đội ngũ triển khai phải tương xứng với chi phí mà doanh nghiệp đưa ra.

Ngoài ra, bên triển khai cần nắm vững và rõ ràng tình hình, đặc tính và văn hoá của công ty Việt Nam nhằm tìm ra cách thức làm việc, hợp tác và lựa chọn giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các dịch vụ đi kèm mà đối tác cung cấp như hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn vận hành hệ thống, bảo trì,…

Suy tính kỹ càng về việc tùy chỉnh giải pháp ERP

Khi đã xác định được các nhu cầu và mục tiêu trên, doanh nghiệp cần biết đâu là những tính năng mình cần có, doanh nghiệp có cần tùy chỉnh hệ thống ERP nhiều hay không. Khi chỉnh sửa lại các tính năng trong ERP, doanh nghiệp sẽ mất nhiều công sức và tiền bạc. Do đó, nhà quản lý cần biết liệu việc tùy chỉnh hệ thống có đáp ứng được nhu cầu và mục tiêu cụ thể hay không? Liệu có cách nào đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn không?

Lựa chọn nhân sự phù hợp để tham gia triển khai ERP

Việc triển khai giải pháp ERP tiến hành ở tất cả bộ phận của công ty, đồng thời ảnh hưởng đến tất cả cấp bậc từ người quản lý cấp cao, cấp trung đến nhân viên tác nghiệp. Công ty cần huy động nhân lực tham gia triển khai hệ thống ERP trong một khoảng thời gian ngắn, khoảng từ 4 đến 6 tháng.

Các bộ phận tham gia vào việc triển khai ERP của doanh nghiệp theo cấp độ từ cao xuống thấp sẽ bao gồm: chủ doanh nghiệp và ban giám đốc, chuyên gia tư vấn, đội ngũ nhân viên và bộ phận kỹ thuật doanh nghiệp. Trong đó, phần công việc của đội ngũ chuyên gia tư vấn sẽ chiếm tỷ lệ cao nhất, đồng thời cũng là bộ phận giữ vai trò lớn nhất đối với quá trình triển khai thành công hệ thống CRM.

• Chủ doanh nghiệp & ban lãnh đạo

Đây là những người có quyền hạn cao nhất để quyết định cách thức hoạt động, mục đích và quy trình hoạt động, bao gồm Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc,… Họ hiểu tất cả các bộ phận và quy trình hoạt động của công ty.

• Bộ phận kỹ thuật doanh nghiệp

Thông thường là Giám đốc kinh doanh, quản lý dự án,… Đây là những người đã hiểu về công việc, hoạt động chuyên môn và có khả năng liên kết, hợp tác với những bộ phận khác nhằm thực hiện dự án.

• Chuyên gia tư vấn

Họ là những chuyên gia của đối tác triển khai ERP, chuyên tư vấn và đưa ra các giải pháp công nghệ thông tin tối ưu đối với từng doanh nghiệp. Các chuyên gia tư vấn đều là những người có kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng đối với hệ thống ERP và cách thức để triển khai xây dựng một hệ thống ERP thành công. Chuyên gia tư vấn đóng vai trò rất quan trọng trong dự án ERP.

• Đội ngũ vận hành

Đội ngũ nhân viên thuộc công ty, có trách nhiệm xây dựng hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Họ sẽ là người triển khai hệ thống ERP đầu tiên trong doanh nghiệp.

Bám sát quy trình triển khai ERP

Để đảm bảo triển khai hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình triển khai ERP mà chính nhà cung cấp giải pháp ERP đã đưa ra. Quy trình này được hình thành dựa trên sự hiểu biết và kinh nghiệm đã được đúc kết qua một thời gian dài. Đây chính là những quy trình chuẩn mực nhất mà công ty cần tuân theo nhằm đảm bảo các mục tiêu quản lý và vận hành của toàn bộ doanh nghiệp.

Việc áp dụng quy trình chuẩn lúc triển khai ERP sẽ đem đến những ích lợi như:

• Đảm bảo việc triển khai và sử dụng hệ thống ERP hiệu quả hơn.
• Cắt giảm các khoản chi tiêu và nhân lực cho việc nghiên cứu và thiết lập quy trình triển khai hệ thống.
• Hạn chế các rủi ro phát sinh từ hệ thống.

Quản lý thời gian chặt chẽ

Trong quá trình triển khai, nhằm đảm bảo dự án thực hiện đúng kế hoạch, doanh nghiệp cần theo sát quá trình triển khai hệ thống và kiểm soát thời gian chặt chẽ. Nhà quản lý nên yêu cầu đơn vị triển khai hệ thống cập nhật tình trạng dự án định kỳ hàng tuần. Việc có một phương pháp phối hợp, trao đổi với đơn vị triển khai hệ thống sẽ đảm bảo dự án được hoàn thành đúng vào khoảng thời gian theo tiến độ đã đặt ra.

Đào tạo và triển khai hệ thống

Đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ vận hành của doanh nghiệp cách sử dụng hệ thống hiệu quả. Sau đó, đội ngũ nhân sự này sẽ tiến hành kiểm thử và xác minh chất lượng hệ thống. Cuối cùng, khi hệ thống đã ổn định sẽ tiến hành đưa vào hoạt động, dự án sẽ đưa sang giai đoạn chuyển giao để vận hành thương mại.

Bài viết trên đã tổng hợp và chia sẻ đến bạn 8 kinh nghiệm triển khai ERP hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ biết cách vận hành và sử dụng ERP để có thể làm tăng năng suất làm việc của công ty nhé!