15 Bí Quyết Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả Nhất Trong Bán Lẻ

Quản lý kho là một nhiệm vụ đáng nhớ khó khăn đối với chủ cửa hàng và nhân viên kho. Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, lượng hàng hóa trong kho cũng tăng lên một cách đáng kể.

Để tránh nhầm lẫn và thất thoát hàng hóa khi bán ra và nhập vào, cần áp dụng những phương pháp quản lý kho hiệu quả. Dưới đây là một số cách mà webcode.vn tổng hợp, giúp bạn quản lý kho hàng chặt chẽ và hiệu quả hơn trong lĩnh vực kinh doanh của bạn.

1. Quản lý kho là gì?

1.1. Khái niệm hàng tồn kho

Để hiểu khái niệm quản lý kho, trước tiên chúng ta cần tìm hiểu về hàng tồn kho. Hàng tồn kho bao gồm tất cả các nguồn lực dự trữ được sử dụng để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai. Quản lý hàng tồn kho không chỉ liên quan đến việc quản lý hàng thành phẩm, mà còn bao gồm việc quản lý hàng dở dang, nguyên vật liệu chế biến, linh kiện và công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất.

Việc quản lý hàng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít đều có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và kinh doanh. Do đó, cần áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp.

1.2. Vậy quản lý kho là gì?

Quản lý kho là quá trình giám sát các hoạt động hàng ngày của kho hàng, bao gồm nhập, xuất, tồn kho, chuyển kho và các hoạt động liên quan khác. Quản lý kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng hoặc doanh nghiệp.

Hiện nay, các cửa hàng nhỏ có thể sử dụng file Excel để quản lý xuất nhập tồn kho do số lượng sản phẩm còn ít. Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng và số lượng hàng hóa tăng lên hàng nghìn hoặc khi có nhiều kho hàng khác nhau, các đơn vị kinh doanh cần phải sử dụng phần mềm quản lý kho để tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực và giảm chi phí, đồng thời tăng hiệu quả quản lý.

1.3. Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là một phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng, với mục tiêu chính là đảm bảo có đủ sản phẩm để bán vào bất kỳ thời điểm nào. Quy trình này đóng vai trò quan trọng nhất trong việc tối ưu doanh số bán hàng và tiết kiệm chi phí trong việc xử lý các mặt hàng tồn kho khó bán.

Ngoài ra, quản lý kho cũng bao gồm việc kiểm soát tất cả các sản phẩm, từ hàng bán chạy đến hàng tồn dư khó bán, nhằm tìm ra các giải pháp thích hợp, giải phóng không gian kho, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả tối đa.

Người ta thường rất lo lắng khi nhắc đến “tồn kho”. Vì số lượng hàng hóa trong kho rất lớn, nếu không biết cách quản lý kho một cách khoa học, dễ dàng mắc phải các sai lầm trong việc quản lý hàng tồn kho.

Khá nhiều chủ cửa hàng phàn nàn sau vài tháng hoạt động: “Tôi không thể khớp chính xác số hàng tồn trong kho với số hàng đã bán” hoặc “Tại sao mặt hàng này bán chậm mà lại chỉ còn ít trong kho?”. Tình trạng hỗn loạn này hoàn toàn có thể xảy ra nếu cửa hàng không thường xuyên cân nhắc nhập – xuất – tồn kho hàng hóa.

Tuy nhiên, có cách quản lý hàng tồn kho đơn giản giúp giảm thiểu chi phí quản lý kho và đơn giản hóa việc kiểm soát số lượng hàng còn lại trong kho.

2. Tại sao cần quản lý kho hàng?

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn được coi là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Thông thường, giá trị hàng tồn kho chiếm từ 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.

Chính vì lý do đó, việc kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả luôn là một vấn đề cần thiết và quan trọng trong quản trị sản xuất và vận hành doanh nghiệp.

Hàng tồn kho đóng vai trò là cầu nối giữa quá trình sản xuất và tiêu thụ. Các nhà bán hàng luôn mong muốn tăng mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, trong khi nhân viên sản xuất và vận hành cũng muốn có mức tồn kho đủ lớn để dễ dàng lập kế hoạch sản xuất.

Tuy nhiên, từ perspective của bộ phận tài chính, luôn mong muốn giữ hàng tồn kho ở mức thấp nhất có thể, vì tiền được đầu tư vào hàng tồn kho không thể sử dụng cho mục đích khác.

Vì vậy, việc kiểm tra hàng tồn kho là một nguyên tắc quản lý kho cần thiết, giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho “vừa đủ”. Điều này có nghĩa là không quá lớn và cũng không quá nhỏ. Nhiệm vụ của quản trị hàng tồn kho là phải tìm ra câu trả lời cho hai câu hỏi sau đây:

• Lượng tồn kho tối ưu là bao nhiêu?
• Khi nào nên đặt hàng để cung cấp cho tồn kho?

2.1. Tránh thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, bao gồm cả hành vi gian lận của nhân viên, sự thất thoát trong quá trình quản lý kho hàng, và tổn thất do trượt giá.

Tình trạng nhân viên gian lận là một vấn đề phổ biến tại nhiều cửa hàng. Hành vi “quen tay” của một số nhân viên không chỉ gây tổn thất cho các nhân viên khác và làm giảm văn hóa cửa hàng, mà còn gây thiệt hại cho chủ cửa hàng. Vì vậy, việc quản lý kho chặt chẽ, minh bạch và khoa học là cách giảm thiểu tối đa hành vi lừa đảo của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.

Ngoài ra, tổn thất hàng hóa do trượt giá cũng là một vấn đề đối với nhiều cửa hàng bán lẻ trong lĩnh vực công nghệ, như điện máy và đồ gia dụng. Hàng hóa trong lĩnh vực này thường trở nên lỗi thời nhanh chóng, bị thay thế và mất giá trị. Mặc dù cửa hàng thường được hỗ trợ với giá tốt từ nhà cung cấp, nhưng lợi nhuận vẫn bị ảnh hưởng do sự trượt giá này.

Vì vậy, việc kiểm tra và so sánh thường xuyên giữa lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh mất mát đáng kể và lên kế hoạch nhập hàng một cách phù hợp.

2.2. Tiết kiệm chi phí

Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư

Các hàng hoá hoặc nguyên vật liệu tồn kho trong thời gian dài có thể bị hỏng hao mòn, hết hạn sử dụng và không thể sử dụng trong hoạt động kinh doanh nữa, do đó buộc phải tiêu huỷ. Tuy nhiên, nếu quản lý và thống kê vật tư tồn vật tồn kho một cách chặt chẽ, liên tục và dự trù ngân sách một cách cẩn thận, cửa hàng sẽ tránh được lãng phí không đáng có.

Việc tiêu huỷ hàng hoá không còn sử dụng được đại diện cho một mất mát lớn trong hoạt động kinh doanh. Để tránh tình trạng này, việc theo dõi và kiểm soát tồn kho một cách cẩn thận rất quan trọng. Điều này bao gồm việc thường xuyên kiểm tra tình trạng và thời hạn sử dụng của hàng hoá và nguyên vật liệu trong kho. Nếu được thống kê và cập nhật đúng thời điểm, cửa hàng có thể lên kế hoạch dự trù ngân sách để tiến hành tiêu huỷ các mặt hàng không còn sử dụng được một cách hiệu quả.

Việc quản lý chặt chẽ tồn kho và lên kế hoạch tiêu huỷ đồng nghĩa với việc cửa hàng tránh được sự lãng phí không cần thiết. Bằng cách này, cửa hàng có thể tối ưu hoá việc sử dụng tài nguyên và tiết kiệm chi phí, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Quản lý kho tốt sẽ giảm chi phí hàng hóa lưu kho

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Các chi phí lưu trữ hàng hoá thường không cố định mà phụ thuộc vào số lượng và kích thước của hàng hoá được lưu trữ. Khi tồn kho tăng lên hoặc có các sản phẩm cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu trữ cùng với các chi phí khác như điện, nước và nhân công. Điều này dẫn đến việc tăng chi phí lưu trữ hàng hoá.

Vì vậy, cần phát hiện kịp thời những hàng hoá có tồn kho lớn và các sản phẩm tiêu tốn nhiều chi phí lưu trữ, nhằm tìm biện pháp giải phóng và di chuyển hàng tồn kho một cách hợp lý. Điều này giúp tiết kiệm được chi phí lưu trữ không cần thiết một cách hiệu quả.

Tiết kiệm chi phí mua hàng

Tồn kho lớn là một tình huống mà không chủ cửa hàng nào mong muốn. Nếu hàng tồn kho không bán được, có nghĩa là vốn đầu tư bị “ đóng băng”. Tồn kho lớn dẫn đến việc sử dụng vốn không hiệu quả, gây ra quá trình lãng phí và thậm chí là phải loại bỏ

• Đối với siêu thị, cửa hàng điện máy hoặc cửa hàng quần áo, việc nhập hàng với số lượng lớn các sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng và dễ lỗi mốt làm tăng khả năng bị bán với giá lỗ hoặc phải tiêu hủy.
• Với nhà hàng, quán cafe hoặc quán ăn, việc quản lý kho nguyên vật liệu là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Quản lý kho hiệu quả giúp nhà hàng xác định dễ dàng chi phí nhập hàng hàng ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi sử dụng trong thời gian ngắn và nguyên liệu khô/đông lạnh để dự trữ, theo dõi hạn sử dụng của nguyên liệu trong kho, và nhận biết nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng.

Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả

Bằng cách dự đoán lượng hàng và tiền mua hàng một cách chủ động, nhà hàng có thể có kế hoạch mua hàng rõ ràng. Khi đã biết trước số lượng món ăn sẽ bán trong ngày, tuần hoặc tháng, và cần lượng nguyên liệu nào cho mỗi món ăn, nhà hàng có thể lập kế hoạch mua hàng hiệu quả.

2.3. Tăng doanh thu cho cửa hàng

Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa trong các cửa hàng có thể gặp phải hai tình huống đối lập: thừa và thiếu. Khi có quá nhiều nguyên liệu và hàng hóa, cửa hàng gặp phải lãng phí và không sử dụng hiệu quả. Trong khi đó, khi thiếu nguyên liệu và hàng hóa, cửa hàng sẽ gặp rủi ro mất doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất lòng tin của khách hàng và tạo ra một hình ảnh thiếu chuyên nghiệp.

Một trong những cách quản lý hiệu quả trong trường hợp này là thực hiện kiểm kê kho hàng thường xuyên. Qua việc kiểm tra định kỳ, bạn có thể nhanh chóng nhận biết những mặt hàng đang bán chạy và có thể lên kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi để giảm số lượng hàng tồn trong kho. Điều này giúp cửa hàng tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận.

Bằng cách thực hiện kiểm kê kho hàng đều đặn, bạn có thể hiểu rõ hơn về xu hướng bán hàng và có đủ thông tin để đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh. Việc kiểm kê kho cũng giúp xác định những mặt hàng cần được tái nguồn cung hoặc được loại bỏ để tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

2.4. Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là gì?

Vốn lưu động là sự chuyển đổi và duy trì dòng tiền trong hoạt động kinh doanh và tái đầu tư ngắn hạn của các cửa hàng. Vốn lưu động được tạo ra từ nguồn vốn tự có của cửa hàng và từ doanh thu được thu về. Nó được sử dụng để chi trả cho việc nhập hàng và mua nguyên vật liệu trong khoảng thời gian ngắn như một tháng hoặc một quý. Sự thiếu hụt vốn lưu động sẽ khiến cửa hàng trở nên “tê liệt” vì không đủ tiền để tiếp tục hoạt động kinh doanh.

Hàng hóa trong kho là một yếu tố quan trọng trong việc tạo ra vốn lưu động. Nếu quá trình lưu thông hàng hóa trong kho diễn ra tốt, nó sẽ giảm lượng vốn lưu động cần thiết cho mỗi tháng hoặc quý, và đồng thời rút ngắn thời gian quay vòng vốn. Cụ thể, điều này có thể thể hiện như sau:

• Việc dự trù một lượng vốn lưu động phù hợp là rất quan trọng, đặc biệt đối với các cửa hàng có ngân sách tài chính hạn chế. Bằng cách báo số lượng hàng tồn kho theo tuần, ngày và giờ, người quản lý có thể dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng thịt thời từ đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
• Trong trường hợp nhà hàng hoặc tiệm cafe việc định lượng nguyên vật và tính toán giá vốn cho mỗi món ăn hay thức uống sẽ giúp cửa hàng chủ động xác định số vốn cần thiết. Bằng cách tính toán chi phí cho mỗi món ăn dựa trên số lượng sẽ bán trong ngày, tuần, hay tháng, cửa hàng có thể dự trù vốn một cách chính xác.
• Nghiệp vụ quản lý kho sẽ cho phép xác định loại hàng hoá có tồn kho nhiều, từ đó chủ cửa hàng có thể đưa ra chiến lược khuyến mãi, giảm giá hoặc tạo điều kiện kích cầu. Thay vì phải dự trù vốn cho cả tháng hoặc quý, chủ cửa hàng có thể tận dụng dòng tiền đang vào để dự trù một cách chặt chẽ hơn.

Ví dụ: nhân viên nhà hàng có thể gợi ý cho khách hàng các món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi còn nhiều trong kho, hoặc tung ra các combo hoặc khuyến mãi đặc biệt. Điều này giúp tận dụng tối đa nguyên liệu có sẵn trong kho và tạo ra sự hứng thú cho khách hàng

Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động

Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời gian mà một lượng vốn lưu động nhất định luân chuyển để đảm bảo hoạt động kinh doanh của cửa hàng diễn ra một cách suôn sẻ. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong một quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và lượng vốn lưu động xuống chỉ trong một tháng hoặc hai tháng.

Điều này đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ mức doanh thu từ việc bán hàng, tình hình hàng tồn kho, tìm hiểu về nhà cung cấp ổn định và đối tác tin cậy. Bằng các kiểm soát kho hàng một cách hiệu quả, cửa hàng có thể giảm thiểu lượng vốn lưu động cần thiết và tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh.

3. Những công việc cần làm khi quản lý kho

3.1 Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho

Tổ chức và sắp xếp hàng hóa, vật tư trong kho một cách khoa học là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả của cửa hàng. Để thực hiện điều này, có thể thực hiện các bước sau:

• Phân loại hàng hoá: xác định các nhóm hàng hóa tương đồng và phân loại chúng thành các danh mục khác nhau. Ví dụ, nhóm các sản phẩm điện tử, hàng gia dụng, quần áo hay nguyên vật liệu.
• Xác định nhu cầu và mức độ tiếp cận: đánh giá nhu cầu và mức độ tiếp cận của từng loại hàng hóa trong kho. Các sản phẩm có nhu cầu cao và tiếp cận dễ dàng nên được đặt ở vị trí thuận tiện và dễ tiếp cận hơn.
• Thiết kế sơ đồ kho hàng: Xây dựng sơ đồ kho hàng hóa để xác định vị trí lưu trữ của từng loại hàng hóa. Sơ đồ kho hàng cần được thiết kế sao cho dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng, tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm thiểu thời gian di chuyển.
• Áp dụng các phương pháp sắp xếp kho hàng: Sử dụng các phương pháp như FIFO (First-In, First-Out) hay ABC (Activity-Based Costing) để sắp xếp hàng hóa trong kho. FIFO giúp đảm bảo hàng hóa được sử dụng theo thứ tự nhập kho, trong khi ABC giúp ưu tiên lưu trữ và quản lý các mặt hàng quan trọng và có giá trị cao hơn.
• Đảm bảo thông tin và ghi chép chính xác: Cập nhật thông tin về số lượng, vị trí và trạng thái của hàng hóa trong kho. Sử dụng các công cụ như hệ thống quản lý kho, mã vạch, hoặc hệ thống tự động để giúp theo dõi và kiểm soát kho hàng một cách chính xác.

3.2 Đảm bảo mọi quy định và quy chuẩn của hàng hóa trong kho

Việc sắp xếp hàng hóa trong kho theo hướng dẫn của nhà sản xuất và quản lý hàng hóa có hạn sử dụng ngắn là những bước quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và tránh lãng phí. Dưới đây là cách thực hiện:

• Sắp xếp theo hướng dẫn của nhà sản xuất: Tuân thủ hướng dẫn sắp xếp hàng hóa từ nhà sản xuất, bao gồm cách xếp, vị trí lưu trữ, và quy định về điều kiện bảo quản. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa được lưu trữ và bảo quản đúng cách, giúp tránh hỏng hóc và mất mát.
• Quản lý hàng hóa có hạn sử dụng ngắn: Đối với hàng hóa có hạn sử dụng ngắn, quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO – First-In, First-Out). Đảm bảo rằng hàng hóa nhập vào trước được sử dụng và xuất đi trước. Điều này giúp đảm bảo hàng hóa không vượt quá hạn sử dụng và tránh lãng phí.
• Đảm bảo kiểm soát hàng hóa: Thực hiện việc kiểm soát hàng hóa thường xuyên để theo dõi số lượng và trạng thái của từng mặt hàng trong kho. Áp dụng các phương pháp ghi chép, như sử dụng hệ thống quản lý kho hoặc mã vạch, để giữ cho thông tin về hàng hóa là chính xác và dễ dàng tra cứu.
• Thực hiện vận hành kho chặt chẽ: Áp dụng quy trình vận hành kho chặt chẽ, bao gồm việc kiểm tra hàng hóa, kiểm soát chất lượng, và bảo quản theo yêu cầu. Đảm bảo nhân viên kho được đào tạo đầy đủ và tuân thủ quy trình quản lý hàng hóa một cách nghiêm ngặt.

3.3 Thực hiện các thủ tục nhập – xuất

Để xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ và quản lý lưu chuyển hàng hóa trong kho một cách hiệu quả, có thể thực hiện các bước sau:

• Xây dựng quy trình tiếp nhận hàng hóa: Đặt ra quy trình cụ thể cho việc tiếp nhận hàng hóa, bao gồm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ và chứng từ liên quan. Đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ cần thiết được kiểm tra, xác minh và lưu trữ một cách chính xác.
• Ghi và lưu trữ hóa đơn xuất – nhập kho: Thực hiện ghi chép toàn bộ các hóa đơn xuất – nhập kho. Điều này bao gồm việc ghi lại thông tin chi tiết về số lượng hàng hóa, ngày tháng, giá trị và các thông tin liên quan khác. Lưu trữ hóa đơn một cách cẩn thận và dễ dàng truy cập để có thể kiểm tra lại và đối chiếu khi cần thiết.
• Theo dõi và kiểm kê định kỳ tồn kho: Thực hiện theo dõi tồn kho một cách định kỳ để đảm bảo rằng dữ liệu trong hệ thống đồng bộ và chính xác với thực tế. Thực hiện kiểm kê tồn kho định kỳ để xác định số lượng hàng hóa thực tế trong kho và so sánh với dữ liệu trong hệ thống quản lý kho. Điều này giúp phát hiện và xử lý sự không khớp hoặc lỗi sai sót một cách nhanh chóng.

3.4 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

Để đảm bảo quản lý hiệu quả lượng hàng hóa và tồn kho hàng ngày, có thể thực hiện các hoạt động sau:

• Theo dõi lượng hàng hóa và tồn kho hàng ngày: Thiết lập quy trình theo dõi và ghi lại lượng hàng hóa và tồn kho hàng ngày. Điều này bao gồm việc kiểm tra số lượng hàng hóa nhập vào, xuất ra và tồn kho cuối ngày. Dữ liệu này nên được ghi lại một cách chính xác và đầy đủ để đảm bảo sự rõ ràng và đáng tin cậy.
• Định mức tồn kho tối thiểu: Xác định mức tồn kho tối thiểu cho từng loại hàng hóa và vật tư trong kho. Đánh giá dựa trên biến động của từng loại hàng hóa, bao gồm thông tin về mức tiêu thụ, tần suất nhập hàng, thời gian giao hàng và các yếu tố khác. Định mức này đại diện cho mức tồn kho cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh mà không gây tình trạng thừa hoặc thiếu hàng hóa.
• Đánh giá và điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu: Thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu suất và biến động của từng loại hàng hóa để điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu. Dựa trên dữ liệu thống kê và xu hướng tiêu thụ, cập nhật mức tồn kho tối thiểu theo thời gian để đảm bảo rằng lượng hàng hóa luôn đủ để đáp ứng nhu cầu kinh doanh mà không gây lãng phí hoặc thiếu hụt.

3.5 Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho

Để đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy trong kho, cũng như duy trì cơ sở hạ tầng kho ổn định, có thể thực hiện các biện pháp sau:

• Tuân thủ quy tắc phòng cháy chữa cháy: Áp dụng và tuân thủ tuyệt đối các quy tắc và quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho. Điều này bao gồm việc đảm bảo hệ thống báo cháy hoạt động tốt, vị trí và cách sắp xếp hàng hóa an toàn, đảm bảo có đủ định vị thoát hiểm, và đào tạo nhân viên về biện pháp phòng cháy.
• Kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho: Thực hiện kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để phát hiện và khắc phục các vấn đề như ẩm ướt, mối mọt, hư hỏng hạ tầng. Điều này bao gồm kiểm tra và vệ sinh hệ thống thông gió, hệ thống thoát nước, các vật liệu chống cháy, và kiểm tra hệ thống chống thấm nếu cần thiết.
• Bảo vệ chất lượng sản phẩm: Đảm bảo điều kiện lưu trữ phù hợp để bảo vệ chất lượng sản phẩm khỏi tác động của ẩm ướt, mối mọt, hư hỏng. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng phương pháp kiểm soát độ ẩm, bảo quản nhiệt độ và độ ẩm phù hợp, sử dụng vật liệu bao bì chống thấm, và quản lý chặt chẽ chu kỳ kiểm tra và kiểm tra hàng hóa.

4. Hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả cho chủ cửa hàng bán lẻ

Quy trình quản lý kho không chỉ đơn giản là quá trình nhập và xuất hàng hóa. Để đạt hiệu quả cao, bạn cần phải xác định chính xác những gì cần mua, thời điểm nào cần mua và số lượng cần mua. Ngoài ra, bạn cần theo dõi hàng tồn kho và duy trì mức độ tồn kho tối ưu. Dưới đây là 15 cách quản lý kho hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí:

4.1. Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát

Việc sắp xếp không gian làm việc trong quá trình kiểm kê hàng hóa là rất quan trọng để tránh rủi ro và tối ưu hóa hiệu suất. Thay vì cung cấp cho nhân viên quản lý kho một căn phòng nhỏ phía cuối cửa hàng, nơi mà bạn không thể theo dõi hoạt động của họ, hãy đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát và tiện lợi cho việc nhập, xuất và giao nhận hàng hóa.

Bằng cách đặt kho hàng ở vị trí thuận tiện, bạn giúp giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý kho. Bạn có thể dễ dàng theo dõi hoạt động của nhân viên và đảm bảo tuân thủ các quy trình và quy tắc an toàn. Đồng thời, việc sắp xếp kho hàng ở vị trí tiện lợi cũng giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, tránh lãng phí và tăng hiệu suất làm việc.

Vì vậy, hãy đảm bảo rằng không gian làm việc trong quá trình kiểm kê hàng hóa được sắp xếp sao cho tiện lợi, dễ quan sát và tối ưu hóa quy trình quản lý kho của bạn.

4.2. Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Việc sắp xếp hàng hóa theo phương pháp 5S là một yếu tố quan trọng giúp cải thiện quá trình tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất hàng hóa trong kho một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, năng lực lao động.

Tuy nhiên, nhiều công ty gặp khó khăn khi áp dụng phương pháp sắp xếp hàng hóa khoa học cả trên sổ sách và trong kho bãi. Để tìm hiểu về quy tắc sắp xếp hàng hóa trong kho một cách chuẩn mực, bạn có thể tham khảo bài viết về 5 cách sắp xếp kho hàng khoa học trong bán lẻ.

4.3. Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước khi quản lý kho

Nguyên tắc “Nhập trước – Xuất trước” là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn kho. Nó đòi hỏi rằng những mặt hàng được nhập vào trước đó cần được xuất ra trước và ngược lại.

Nguyên tắc này không chỉ áp dụng cho các sản phẩm có hạn sử dụng hoặc dễ hỏng, mà còn cả đối với các mặt hàng khác như công nghệ và thời trang. Những sản phẩm này, mặc dù không bị hao mòn nhưng có thể trở nên lỗi thời nhanh chóng.

Đảm bảo tuân thủ nguyên tắc “Nhập trước – Xuất trước” không chỉ giúp đảm bảo tính tươi mới và chất lượng của hàng hóa mà còn giảm thiểu rủi ro lỗi mốt cho các sản phẩm.

4.4. Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho là việc xác định số lượng hàng hóa cần được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng và đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, không bị gián đoạn.

Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm, tức là số lượng của một mặt hàng không vượt quá mức tối đa và không xuống quá mức tối thiểu.

Để xác định mức tồn kho tối ưu, có thể dựa trên các tiêu chí sau:

• Lượng hàng tồn thực tế trong kho hiện tại.
• Số lượng đơn đặt hàng từ khách hàng.
• Tình hình cung cấp hàng hóa từ các nhà cung cấp.
• Tình hình tiêu thụ của mặt hàng đó.

Hãy luôn nhớ rằng, định mức tồn kho có thể thay đổi theo thời gian. Để đảm bảo quản lý kho chặt chẽ và hiệu quả, bạn nên kiểm tra định kỳ và thường xuyên (khoảng vài lần trong năm) để xem xét xem định mức hiện tại còn phù hợp với tình hình của công ty hay không. Nếu định mức không còn phù hợp, đừng ngại điều chỉnh để đảm bảo sự quản lý kho hiệu quả hơn.

Việc kiểm tra và điều chỉnh định mức tồn kho định kỳ giúp bạn cập nhật thông tin về mức độ tiêu thụ, tình hình cung cấp và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến quản lý kho. Điều này giúp bạn điều chỉnh định mức tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho trong công ty.

4.5. Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho

Bạn đã chắc chắn rằng tất cả các sản phẩm trong kho của bạn đã được gắn mã vạch chưa?

Nếu chưa, hãy thực hiện điều này ngay. Việc quản lý hàng hóa thông qua mã vạch sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm chính xác các sản phẩm trong kho.

Khi hàng hóa được gắn mã vạch, bạn chỉ cần sử dụng máy quét mã vạch để quét mã trên sản phẩm. Thông tin về biến động hàng tồn, hàng dư sẽ được nhanh chóng cập nhật lên phần mềm quản lý, giúp tránh những sai sót có thể xảy ra do nhập liệu sai.

Việc sử dụng mã vạch trong quản lý kho giúp tăng tính chính xác và hiệu quả của quá trình kiểm kê, nhập xuất hàng hóa. Nó giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi nhầm lẫn, đồng thời cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy về tình trạng tồn kho và biến động hàng hóa.

4.6. Kiểm soát quy trình xuất kho

Với các cửa hàng hiện nay, việc xuất hàng cho khách hàng nội thành và ngoại thành diễn ra hầu như hàng ngày. Để đảm bảo công đoạn chốt đơn và chuyển hàng cho nhân viên đóng gói và xuất hàng diễn ra một cách an toàn và chính xác, cần thực hiện việc kiểm soát chặt chẽ để tránh các rủi ro không mong muốn.

Quy trình này được gọi là kiểm tra chất lượng kép, thông qua việc so sánh đơn hàng với danh mục sản phẩm đã được lựa chọn để đảm bảo rằng mã hàng hóa và số lượng sản phẩm hoàn toàn trùng khớp.

Đây cũng là thời điểm để nhân viên kiểm tra chất lượng và rà soát lại mọi thứ, đảm bảo rằng hàng hóa được chuyển đi mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Việc lựa chọn những nhân viên có kinh nghiệm để thực hiện công việc này là rất quan trọng, nó giúp tiết kiệm cho cửa hàng nhiều chi phí không cần thiết.

Qua việc áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng kép, cửa hàng có thể đảm bảo việc xuất hàng một cách chính xác, đồng thời tạo sự tin tưởng và hài lòng cho khách hàng.

4.7. Kiểm kho định kỳ

Việc kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện mỗi 6 tháng một lần với mục đích chính là xác nhận số lượng hàng hóa (đảm bảo phù hợp với hồ sơ kho) và kiểm tra chất lượng (nhận biết các sản phẩm bị hư hại, suy giảm chất lượng hoặc bao gói không đạt yêu cầu).

Việc kiểm kê thường được thực hiện bởi một nhóm nhân viên, thường cần có 2-3 người. Để thực hiện kiểm kê nhanh chóng, cần có sự sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể tổ chức kiểm kê theo nhóm hàng hóa hoặc nhóm sản phẩm, tùy thuộc vào cách bạn đã sắp xếp và quản lý kho hàng của mình.

Việc thực hiện kiểm kê định kỳ sẽ giúp bạn đảm bảo tính chính xác và đồng bộ giữa số lượng hàng hóa trong kho và hồ sơ của bạn, đồng thời giúp phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố liên quan đến chất lượng sản phẩm.

Các hình thức kiểm kê kho:

• Kiểm kê thực tế

Khi quản lý kho, kiểm kê kho thực tế là quá trình kiểm tra và đếm số lượng hàng hóa trong kho một cách toàn diện và đồng thời.

• Kiểm tra tại chỗ

Nếu bạn lo ngại về việc gặp nhiều vấn đề trong quá trình kiểm kê cuối năm hoặc có lượng hàng hóa quá lớn để kiểm tra cùng một lúc, bạn có thể thực hiện kiểm tra kho thường xuyên trong suốt năm.

• Kiểm theo chu kỳ

Nếu kiểm kê thực tế được thực hiện một lần trong năm, bạn cũng có thể áp dụng phương pháp kiểm tra theo chu kỳ tại các thời điểm khác nhau như mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần hoặc mỗi ngày. Kết quả của quá trình kiểm tra cần được ghi lại trong biên bản kiểm kho.

Để biết thêm về các sai lầm thường gặp trong quá trình kiểm kê kho và quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn, bạn có thể tham khảo bài viết “10 sai lầm trong kiểm kê kho” để nắm rõ các bước quan trọng để quản lý kho hàng hiệu quả.

4.8. Ưu tiên theo thứ tự ABC

Để xác định sản phẩm nào cần được quan tâm nhiều hơn so với các sản phẩm khác, bạn có thể áp dụng phân tích ABC và đánh giá sản phẩm để sắp xếp chúng vào 3 nhóm ABC dựa trên các tiêu chí sau:

• A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán chậm.
• B: Sản phẩm có giá trị và tần suất bán trung bình.
• C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán rất cao.

Phân tích ABC sẽ giúp bạn nhận ra những sản phẩm quan trọng nhất (nhóm A) mà bạn cần tập trung quản lý và theo dõi kỹ hơn. Các sản phẩm thuộc nhóm B và C cũng quan trọng, nhưng có thể được quản lý và kiểm soát một cách linh hoạt hơn.

4.9. Mô hình Lean Manufacturing

Áp dụng mô hình quản trị Lean Manufacturing trong việc quản lý nguồn hàng trong kho mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Mô hình này giúp đảm bảo rằng nguồn hàng được duy trì ở mức đủ để đáp ứng nhu cầu thị trường, đồng thời tránh tình trạng tồn kho quá cao gây lãng phí chi phí sản xuất và bảo quản.

Các lợi ích khi sử dụng mô hình Lean Manufacturing bao gồm:

• Rút ngắn thời gian bốc xếp và luân chuyển hàng hóa trong kho, giúp quá trình nhập xuất hàng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Giảm thời gian tìm kiếm và kiểm tra hàng tồn, giúp tăng hiệu suất làm việc và tránh những sai sót không đáng có.
• Cải thiện thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, từ đó tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu của khách hàng.
• Tăng tính linh hoạt trong xử lý các tình huống khó khăn và giảm áp lực đối với nguồn lực như nhân công, máy móc, thiết bị.

Mô hình quản trị Lean Manufacturing giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nguồn hàng trong kho, đồng thời tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

4.10. Tính vòng quay tồn kho

Có một phương pháp giúp bạn dự báo thời gian nhập hàng trước đó là tính toán vòng quay tồn kho (Inventory turnover). Tính toán vòng quay tồn kho giúp bạn có những dự toán chính xác hơn về thị trường. Hệ số vòng quay tồn kho sẽ cho bạn biết số lần hàng hóa được nhập vào trong một khoảng thời gian. Từ đó, bạn có thể tính được khoảng thời gian trung bình cần để bán hết hàng tồn kho. Dựa vào thông tin này, bạn có thể lập kế hoạch nhập hàng với số lượng và khoảng thời gian phù hợp.

Phương pháp tính toán vòng quay tồn kho giúp bạn quản lý nguồn hàng một cách hiệu quả, đảm bảo rằng bạn sẽ không gặp tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều. Điều này giúp bạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng tính linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

4.11. Sử dụng thẻ kho

Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được cập nhật thường xuyên bởi nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời được sử dụng để theo dõi số lượng hàng hóa đã nhập vào, xuất ra và còn tồn kho của từng loại sản phẩm. Bằng cách quản lý kho hàng thông qua hệ thống sổ sách và ghi chép chi tiết về việc xuất nhập, sắp xếp và thống kê, kho hàng của bạn sẽ trở nên ổn định. Điều này cho phép bạn dễ dàng phát hiện và xử lý ngay lập tức bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá trình quản lý.

4.12 Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng

Nếu trong cửa hàng hoặc kho hàng của bạn vẫn còn sản phẩm nào không có nhãn, hãy thay đổi ngay. Đánh dấu nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại và tìm kiếm hàng hóa trong kho, đồng thời quản lý hàng tồn kho một cách chính xác nhất.

4.13 Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng

Quản lý kho là một nhiệm vụ quan trọng trong mỗi cửa hàng, đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ của nguồn hàng hóa trong kho để đảm bảo hoạt động bán hàng và thống kê thu chi chi tiết. Việc sử dụng các phần mềm quản lý kho thay thế cho việc ghi chép thủ công đã giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và mất mát.

Lựa chọn một trong số top 5 phần mềm quản lý kho, có chi phí đầu tư thấp và dễ sử dụng, sẽ cung cấp hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu lãng phí nguồn lực. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu mức đáng kể sự lãng phí.

Một giải pháp quản lý kho tốt cần gì?

• Có khả năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực tại mọi thời điểm và mọi giao dịch.
• Có khả năng dự báo hàng sắp hết và đề xuất nhập hàng phù hợp.
• Đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng để xác định phương án nhập hàng phù hợp.
• Ngăn chặn tình trạng thiếu hụt sản phẩm bán chạy.
• Hạn chế và cảnh báo nguy cơ dư thừa các mặt hàng khó bán.
• Cung cấp khả năng phân tích tồn kho dễ dàng trên nhiều thiết bị.
• Tiết kiệm chi phí, công sức và thời gian cho nhân viên kho.
• Cung cấp tính năng kiểm hàng bằng cách quét mã vạch.
• Cho phép quản lý kho tại nhiều kho và địa điểm khác nhau.
• Có khả năng đồng bộ dữ liệu ngay cả khi bán hàng trên nhiều kênh bán hàng khác nhau.

Mento – Giải pháp quản lý kho tốt nhất cho cửa hàng vừa và nhỏ

Mento là một giải pháp hàng tồn kho hiệu quả và được công nhận là tốt nhất hiện nay. Với hiểu biết sâu sắc về những thách thức mà chủ kinh doanh đang đối mặt, Mento đã phát triển những tính năng vượt trội để hỗ trợ người dùng quản lý kho hàng một cách chi tiết nhất.

• Giúp cửa hàng giảm thất thoát hàng hóa

Mento được trang bị tính năng đặc biệt giúp chủ kinh doanh theo dõi sự biến đổi hàng hóa hàng ngày, giao dịch từ cả cửa hàng và Facebook. Điều này giúp người bán hiểu rõ nguyên nhân và từ đó giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát hàng hóa.

• Giải quyết vấn đề thiếu hàng hay tồn kho quá lâu

Mento cho phép cập nhật tồn kho theo từng giao dịch, giúp chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi sản phẩm nào tồn lâu không thể bán và sản phẩm nào sắp hết hàng. Điều này giúp chủ kinh doanh lập kế hoạch nhập hàng và xả hàng kịp thời.

• Nắm rõ vị trí hàng hóa chính xác tại kho

Mento có khả năng quản lý hàng hóa chi tiết theo từng mẫu mã, màu sắc, giúp chủ kinh doanh dễ dàng xác định vị trí chính xác của từng sản phẩm trong kho theo hàng, kệ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho việc kiểm kho và tìm kiếm hàng hóa.

• Quản lý nhập hàng

Không chỉ có khả năng theo dõi chính xác số lượng tồn kho, Mento còn cho phép chủ kinh doanh quản lý công nợ nhà cung cấp và lập phiếu nhập hàng trực tiếp trên hệ thống quản trị.

• Chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh

Tại Mento, chủ kinh doanh có thể dễ dàng đáp ứng nhu cầu “vay hàng” giữa các chi nhánh bán hàng bằng cách tạo phiếu chuyển hàng và tự động cập nhật tồn kho khi chuyển hàng ngay trên hệ thống.

• Theo dõi báo cáo kho

Việc cập nhật báo cáo chi tiết về tồn kho dưới và vượt định mức giúp chủ kinh doanh đưa ra quyết định nhập hàng hoặc xả hàng kịp thời. Khả năng theo dõi báo cáo dễ dàng chỉ cần một thiết bị thông minh.

Sử dụng phần mềm mang lại hiệu quả không thể phủ nhận, giúp tiết kiệm công sức và thời gian. Thay vì chi trả tiền lương cho 1-2 nhân viên hàng tháng, bạn chỉ cần từ 160,000đ/tháng để quản lý kho hàng hiệu quả, tiết kiệm tài nguyên về thời gian và tiền bạc.

Bạn có thể tham khảo hướng dẫn về quản lý kho trên phần mềm Mento hoặc xem video hướng dẫn dưới đây:

Đặc biệt, chúng tôi dành một ưu đãi đặc biệt dành riêng cho bạn. Bạn có thể trải nghiệm miễn phí trong 7 ngày để khám phá tính năng quản lý kho và tất cả các tính năng khác của Mento. Đừng chần chừ mà hãy bắt đầu trải nghiệm ngay!

4.14. Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất

Một trong những yếu tố quan trọng để quản lý kho thành công là khả năng thích ứng nhanh. Khi một sản phẩm bán chậm, bạn cần có khả năng trả lại nhà sản xuất một cách nhanh chóng để làm chỗ cho các sản phẩm mới có tiềm năng bán chạy hơn.

Để thực hiện điều này, mối quan hệ mật thiết với nhà sản xuất là rất quan trọng. Chỉ khi có mối quan hệ tốt, họ mới sẵn lòng đổi hoặc trả lại hàng trong trường hợp bạn không thể bán được. Ngoài ra, xây dựng một mối quan hệ tốt với nhà sản xuất cũng giúp bạn dễ dàng thương lượng giá cả và số lượng hàng nhập tối thiểu. Điều này không chỉ giúp giảm giá vốn của sản phẩm mà còn giảm chi phí lưu kho so với việc phải nhập quá nhiều hàng tồn kho.

4.15. Quản lý kho có kế hoạch dự phòng

Để đối phó với các tình huống tiềm ẩn và giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp, quản lý kho cần phải đặt trước và lường trước tất cả các trường hợp có thể xảy ra. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp:

• Tăng đột ngột doanh số bán hàng: Điều này có thể gây ra tình trạng không đủ hàng để cung ứng cho khách hàng. Để giải quyết vấn đề này, cần đưa ra dự đoán và theo dõi sát việc tiêu thụ hàng hóa để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng kịp thời.
• Thiếu hụt dòng tiền: Trường hợp này có thể xảy ra khi không có đủ vốn để tiếp tục nhập hàng. Việc quản lý tài chính cẩn thận và theo dõi sát tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ giúp tránh tình trạng này.
• Kho hàng không đủ chỗ chứa: Sự cân nhắc kỹ lưỡng về không gian lưu trữ và việc tối ưu hóa không gian trong kho hàng là rất quan trọng. Cần sắp xếp kho hàng một cách hợp lý và xác định các giải pháp lưu trữ để tránh tình trạng không đủ chỗ chứa.
• Sai sót trong tính toán số lượng hàng: Điều này có thể gây ra tình trạng thiếu hoặc thừa hàng trong kho. Để tránh sai sót này, cần thực hiện các biện pháp kiểm tra và xác nhận số lượng hàng hóa một cách cẩn thận trước và sau mỗi giao dịch.
• Vấn đề vận chuyển và diện tích lưu trữ: Một số sản phẩm có kích thước lớn hoặc khó vận chuyển có thể tốn diện tích lưu trữ quá nhiều. Cần đánh giá kỹ lưỡng khả năng lưu trữ và tìm kiếm các giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề này.
• Sự không đáp ứng từ nhà sản xuất: Điều này có thể xảy ra khi nhà sản xuất không đáp ứng đủ hàng trong khi bạn đang có các đơn đặt hàng cho mặt hàng đó.

Để giải quyết vấn đề, hãy tự đặt ra các câu hỏi và tìm câu trả lời cho chính mình. Ví dụ: Bạn sẽ phản ứng như thế nào khi gặp vấn đề? Bạn cần thực hiện những bước nào để khắc phục? Vấn đề sẽ ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp của bạn? Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn có thể tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.

Qua bài viết này, bạn đã biết được 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất. Chỉ khi quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả, cửa hàng bán lẻ của bạn mới có thể tổ chức hàng hóa một cách khoa học và quản lý tồn kho chặt chẽ. Điều này giúp giảm thiểu tổn thất và sai sót trong quá trình quản lý kho, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí. Tất cả những điều này đóng góp vào việc tăng doanh thu cho cửa hàng và doanh nghiệp của bạn.