Quản trị website là gì? Hướng dẫn quản trị web hiệu quả

Website không chỉ đơn thuần là nền tảng quảng cáo trực tuyến hàng đầu, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thể hiện hình ảnh thương hiệu của các doanh nghiệp.

Vì vậy, việc quản trị website đóng một vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo rằng trang web hoạt động một cách hiệu quả và hiệu suất. Nhưng quản trị website là gì và nếu bạn muốn tự học quản trị website, bạn nên bắt đầu từ đâu?

1. Quản trị website là gì?

Quản trị website bao gồm nhiều nhiệm vụ quan trọng như duy trì máy chủ, khắc phục lỗi mã nguồn, thiết kế giao diện, theo dõi lưu lượng truy cập, và bảo trì hệ thống. Ngoài ra, nhiệm vụ quản lý nội dung, đánh giá và tối ưu hóa SEO cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng trang web hoạt động một cách trơn tru và cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

Các nhiệm vụ phổ biến của quản trị viên website bao gồm:

• Duy trì máy chủ
• Tối ưu hóa tốc độ tải trang
• Đăng ký tên miền
• Cài đặt plugin
• Xây dựng các thành phần trên trang web
• Thiết kế logo và tạo nội dung giới thiệu công ty
• Khắc phục lỗi mã nguồn
• Xử lý các lỗi kỹ thuật
• Theo dõi lưu lượng truy cập
• Quản lý nội dung trên trang web
• Đánh giá và tối ưu hóa SEO
• Đảm bảo bảo mật trang web để tránh xâm nhập của hacker.

Để thực hiện tất cả những nhiệm vụ này, quản trị viên website cần phối hợp tốt với các thành viên trong nhóm thiết kế, nội dung, lập trình, và nhiều người khác. Trong vai trò của họ, họ là người quản lý tổng hợp tất cả các yếu tố cần thiết để tạo ra một trang web hoàn chỉnh và đáp ứng chuẩn mực.

2. Tầm quan trọng của quản trị website

Website không chỉ là một nguồn cấp khách hàng tiềm năng, mà còn đóng vai trò là gương mặt của công ty. Vì vậy, việc xây dựng và quản lý một trang web khỏe mạnh là vô cùng quan trọng. Quản trị website cũng đóng góp vào việc thúc đẩy lượng truy cập và mở rộng thị trường mục tiêu.

Một trang web được xây dựng tốt sẽ thu hút người dùng đến nó một cách đáng kể. Nếu nội dung hấp dẫn và phù hợp, họ có thể nhanh chóng chia sẻ nó trên các mạng xã hội, từ đó mời thêm nhiều bạn bè và người thân đến trang web của bạn. Kết quả là bạn sẽ thu hút nhiều leads chất lượng, mà có tiềm năng chuyển đổi thành khách hàng thực sự.

Với kinh doanh truyền thống, bạn cần phải mở cửa hàng, thuê mặt bằng và tuyển dụng đội ngũ nhân viên bán hàng. Nhưng trên mạng, bạn chỉ cần một hoặc hai quản trị viên để xây dựng hình ảnh công ty, chăm sóc khách hàng trên trang web và quảng bá sản phẩm.

Thêm vào đó, thực tế là ngày càng có nhiều người mua hàng trực tuyến hoặc tìm kiếm thông tin trực tuyến trước khi mua hàng, do đó đây là một phương tiện tiết kiệm và hiệu quả để tiếp cận khách hàng. Trên trang web, bạn cũng không bị giới hạn bởi không gian, khoảng cách địa lý và số lượng người dùng, cho phép bạn mở rộng thị trường mục tiêu một cách linh hoạt.

3. Quản trị website là làm gì? 6 Công việc quản trị website

3.1 Quản trị cập nhật giao diện website

Các nhân viên quản trị website cần luôn đảm bảo rằng giao diện của trang web là thân thiện với người dùng.

Ngoài việc đóng góp vào việc thiết kế website, người quản lý web cũng thường xuyên kiểm tra và xử lý các lỗi liên quan đến hình ảnh, bảng biểu, liên kết nội bộ/ngoại bộ, mã nguồn trang web,… Những lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến giao diện của trang web mà còn làm giảm trải nghiệm của người dùng.

3.2 Lập kế hoạch nội dung định kỳ

Công cụ tìm kiếm Google luôn khuyến nghị việc cập nhật liên tục nội dung để tạo ra thông tin mới và giá trị. Vì vậy, trong vai trò quản trị viên, bạn cần hiểu rõ nội dung hiện tại của trang web và từ đó lên kế hoạch để tạo nội dung mới và tối ưu hóa nó phù hợp.

Khi triển khai nội dung mới, hãy đảm bảo rằng nó thể hiện một cách nhất quán sứ mệnh và triết lý kinh doanh của công ty. Đồng thời, hãy sử dụng nó để giới thiệu thương hiệu và sản phẩm đến người dùng.

3.3 Xây dựng kế hoạch tối ưu website

Ngoài việc tạo nội dung, trang web cũng cần đáp ứng một loạt tiêu chí khác để cải thiện thứ hạng trên các trang kết quả tìm kiếm.

Vì vậy, nhân viên quản trị website cần phải hiểu cơ bản về SEO. Điều này giúp họ có thể hợp tác với nhóm SEO để lên kế hoạch tối ưu hóa trang web.

3.4 Quản lý đường truyền hosting và sao lưu dữ liệu

Trong quá trình quản lý website, quan trọng đảm bảo rằng đường truyền hosting hoạt động một cách bình thường. Ngoài ra, việc sao lưu dữ liệu của trang web cũng cần được thực hiện cẩn thận. Điều này có ý nghĩa là có một bản sao lưu dữ liệu sẵn sàng để đối phó với bất kỳ sự cố nghiêm trọng nào xảy ra với hosting. Điều này giúp đảm bảo có phương án phục hồi sau khi sự cố xảy ra.

3.5 Triển khai quảng cáo cho website

Để tăng lượng lưu lượng truy cập đến trang web, bạn có thể kết hợp cả SEO và Google Adwords.

Thêm vào đó, nếu bạn đang đối diện với hạn chế ngân sách, bạn cũng có thể xem xét việc chia sẻ bài viết từ trang web trên các mạng xã hội hoặc trong chiến dịch Email Marketing. Kết hợp nhiều phương pháp tiếp thị trực tuyến sẽ mang lại kết quả tốt hơn so với tập trung quá mức vào một phương thức duy nhất.

3.6 Đánh giá hiệu quả quản trị website thường xuyên

Không chỉ riêng công việc quản trị website, mà tất cả các công việc đều cần một bước đánh giá để tự kiểm tra hiệu suất làm việc. Các hành động thành công cần được thúc đẩy, và những sai sót cần được sửa chữa. Điều này cũng áp dụng cho việc tối ưu hóa trang web để thu hút người dùng.

• Bạn không có thời gian để chăm sóc, đăng bài Website
• Thiếu kiến thức, kỹ thuật về bảo trì và sửa chữa website

>>> Gói Dịch vụ chăm sóc Website của Ment.vn sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn. Tìm hiểu ngay!

4. Kỹ năng cần có của người làm quản trị website

Một quản trị viên website phải xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ bảo trì đến tối ưu hóa trang web, và yêu cầu nhiều kỹ năng để hoàn thành công việc. Dưới đây là những kỹ năng cơ bản mà tôi đã chọn lựa.

Biết sử dụng HTML

Quản trị website phải thực hiện nhiều nhiệm vụ để phát triển trang web của họ. Do đó, học HTML cơ bản và làm quen với các plugin nếu bạn sử dụng WordPress là rất quan trọng. Sử dụng các công cụ, nền tảng, hoặc lối tắt khác có thể giúp đơn giản hóa cuộc sống và tạo sự thú vị trong công việc, từ đó không cần phải lặp đi lặp lại nhiều lần.

Sử dụng các công cụ thiết kế đồ họa

Thiết kế web là một phần của công việc của một quản trị website. Mặc dù bạn không cần phải có kiến thức sâu về thiết kế đồ họa, nhưng việc nắm vững những kiến thức cơ bản sẽ cải thiện chất lượng công việc của bạn. Kỹ năng thiết kế và chỉnh sửa hình ảnh là không thể thiếu cho một quản trị website.

Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO)

Kỹ thuật SEO là tập hợp kiến thức giúp những người quản trị website cố gắng đạt được thứ hạng cao cho trang web của họ và hiểu cách tạo nội dung mà không bị phạt. Tuy nhiên, việc đạt được xếp hạng trên trang web có thể không luôn đáp ứng kỳ vọng do phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.

Kỹ năng viết

Khả năng viết là một lợi thế quan trọng giúp những người quản trị website tổ chức các chiến dịch truyền thông xã hội trong trường hợp thiếu tài nguyên hoặc nhân viên. Khả năng này giúp họ sao chép các yếu điểm mạnh từ các chiến dịch truyền thông xã hội khác.

Chiến lược nội dung

Khách hàng thường đặt ra yêu cầu cụ thể, và tùy thuộc vào khả năng, bạn sẽ phải nghiên cứu và tìm giải pháp cho những yêu cầu đó. Là một quản trị viên website, bạn cần phải phát triển chiến lược nội dung sao cho khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy những thông tin họ cần trên trang web của bạn.

Việc quản trị website có thể có sự khác biệt tùy theo phát triển công nghệ thông tin ở từng quốc gia. Tại Việt Nam, công việc này bao gồm nhiều khía cạnh, thậm chí cả việc thiết kế web và thực hiện SEO.

Ngoài các kỹ năng chính mà tôi đã đề cập ở trên, còn có những kỹ năng khác như quản trị trang web bằng công cụ Google Analytics và Search Console, khả năng phân tích và xử lý vấn đề, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm, sáng tạo trong việc tạo ra nội dung hấp dẫn, sự tỉ mỉ và tinh thần kỷ luật trong tự quản lý và tự sắp xếp công việc. Nếu bạn có những kỹ năng này, đó sẽ là một lợi thế lớn giúp bạn phát triển và thăng tiến trong lĩnh vực SEO.

>>> Các bạn đang xem bài viết tại: https://webcode.vn

5. Những công cụ miễn phí giúp người quản trị web làm việc tốt hơn

Google Analytics

Đây là một trong những công cụ hàng đầu dành cho những người quản trị website, với nhiều tính năng xuất sắc. Google Analytics giúp bạn theo dõi và đo lường các yếu tố quan trọng như doanh số bán hàng, lượt xem trang, lượng truy cập, thời gian trung bình trên trang, tỷ lệ thoát, và nhiều thông tin khác.

Ngoài ra, Google Analytics cung cấp thông tin chi tiết hơn về cách người dùng truy cập vào website, bao gồm phương tiện truy cập, vị trí địa lý của họ, tốc độ kết nối Internet, và nhiều dữ liệu khác.

Thông qua các báo cáo và dữ liệu này, bạn có thể cải thiện hoạt động của trang web, xác định trang nào được truy cập nhiều nhất để tối ưu hóa, và hiểu rõ hơn về thói quen của người truy cập. Điều này giúp bạn tối ưu hóa chiến dịch tiếp thị, cải thiện hiệu suất doanh số bán hàng, và xây dựng mối quan hệ trung thành với khách hàng.

Google Search Console

Công cụ này cung cấp thông tin về nguồn gốc của người dùng khi họ truy cập website của bạn, bao gồm các từ khóa mà họ sử dụng để tìm kiếm và các liên kết dẫn đến trang web của bạn.

SEOmoz’s Page Strength Tool

Công cụ này hỗ trợ bạn trong việc phân tích và đánh giá khả năng SEO của trang web, giúp bạn tối ưu hóa tìm kiếm để đạt được vị trí hàng đầu trong kết quả tìm kiếm. Ngoài ra, nó cung cấp thông tin giá trị về SEO thông qua bài viết trên trang web và blog.

Hơn nữa, việc tích hợp Open Site Explorer giúp bạn phân tích hồ sơ backlink, đo lường các chỉ số truyền thông xã hội như số lượt thích, G+, và chia sẻ. Thông qua các thông tin về “Relative importance and visibility” và “potential strength and ability of a page to rank in the search engines”, công cụ này giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về sức mạnh và yếu điểm của trang web.

6. Checklist 13 công việc cho người mới học quản trị website

Cho dù bạn tự học quản trị website trực tuyến hoặc đang nhận sự hướng dẫn từ ai đó, ở bất kỳ nơi nào, hoặc thậm chí chưa biết gì về việc quản trị website – hãy lưu lại checklist hữu ích này để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào trong quá trình quản trị website!

Hàng ngày

• Sao lưu trang web: Bước dự phòng này giúp bạn dễ dàng khôi phục lại trang web trong trường hợp xảy ra sự cố với trang web hoặc hosting. Lưu trữ cả file WordPress và dữ liệu offline hàng ngày là điều tốt nhất.
• Theo dõi thời gian hoạt động: Sự gián đoạn hoạt động của trang web, hay còn gọi là thời gian không hoạt động, có thể gây thiệt hại cho doanh số bán hàng và tỷ lệ chuyển đổi. Bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm tra trực tuyến miễn phí để nhận thông báo khi trang web gặp sự cố. Nếu thời gian không hoạt động diễn ra thường xuyên, hãy xem xét việc nâng cấp hosting hoặc chuyển đổi sang một công ty hosting khác.
• Bảo mật và báo cáo: Sự gia tăng về rủi ro bảo mật và phần mềm độc hại đòi hỏi bạn phải cẩn trọng để đề phòng khỏi nguy cơ bị nhiễm mã độc.

Hàng tuần

• Cập nhật WordPress, chủ đề và plugin: Luôn luôn cập nhật phiên bản mới nhất của WordPress, chủ đề và các plugin để bảo vệ trang web khỏi các lỗ hổng bảo mật.
• Kiểm tra sự tương thích trên nhiều trình duyệt: Đảm bảo rằng trang web của bạn hiển thị đúng và không có lỗi về bố cục hoặc định dạng trên các trình duyệt khác nhau để cải thiện trải nghiệm của người dùng. Đừng quên kiểm tra phiên bản di động để đảm bảo tính linh hoạt của trang web.

Hàng tháng hay hàng quý

• Phân tích trang web: Sử dụng công cụ như Google Analytics để xem các thông tin liên quan đến SEO như nguồn lưu lượng truy cập, thời gian trung bình mà người dùng ở lại trang web, trang nào được xem nhiều nhất. Dựa vào thông tin này, bạn có thể đánh giá sự phát triển của trang web, tối ưu hóa trang web bằng cách tăng cường các trang có lưu lượng cao và cải thiện trang web bằng cách điều chỉnh những trang kém chất lượng.
• Kiểm tra thời gian tải trang: Hãy định kỳ kiểm tra tốc độ tải trang, đặc biệt khi bạn thêm nhiều file media hoặc plugin mới vào trang web. Trang web sẽ trở nặng hơn và tải chậm hơn nếu không được quản lý cẩn thận.
• Kiểm tra các biểu mẫu: Hàng tháng, hãy duyệt qua trang web của bạn và điền vào các biểu mẫu để đảm bảo rằng họ hoạt động một cách bình thường và không có lỗi khi người dùng tương tác.
• Gỡ bỏ các chủ đề hoặc plugin không sử dụng: Mỗi ba tháng, bạn nên xem xét và loại bỏ các chủ đề hoặc plugin mà bạn không còn cần cho trang web của mình. Hãy tắt và xóa chúng hoàn toàn.
• Kiểm tra lại sao lưu: Bạn nên kiểm tra định kỳ vị trí lưu trữ của bản sao lưu và đảm bảo kế hoạch sao lưu của bạn hoạt động một cách hiệu quả trước khi có sự cố xảy ra.
• Tối ưu hóa cơ sở dữ liệu: Các nền tảng WordPress ngày càng trở nên nặng hơn do tích hợp các tính năng như nháp, bình luận spam và xem xét bài viết. Do đó, việc tối ưu hóa cơ sở dữ liệu định kỳ sẽ giúp trang web hoạt động mượt mà hơn.

Hàng năm

• Cập nhật bản quyền: Đảm bảo thông tin bản quyền trong menu footer được cập nhật theo năm hiện tại. Nếu không, khách hàng có thể không tin tưởng và cảm thấy không chắc chắn khi liên hệ với bạn.
• Xem xét và đánh giá plugin và theme: Hãy kiểm tra và đánh giá hiệu suất của tất cả các plugin sử dụng trên trang web của bạn. Đảm bảo rằng các theme bạn sử dụng tuân theo tiêu chuẩn của WordPress và cập nhật mã nguồn nếu cần thiết.

7. Bộ tài liệu tự học quản trị website cho người mới bắt đầu

• Tài liệu xây dựng nội dung cho trang web
• Tài liệu hướng dẫn về các vấn đề bảo mật cho trang web
• Bộ tài liệu hướng dẫn đánh giá và đo lường hiệu suất của trang web sử dụng Google Analytics

Ngoài ra, nhân viên quản trị web có vai trò không kém phần quan trọng so với các nhân viên bán hàng hay tiếp thị sản phẩm. Hiểu rõ yêu cầu công việc sẽ giúp bạn quản lý trang web một cách hiệu quả và dễ dàng hơn.

Nếu bạn không có đủ thời gian và nguồn lực để thực hiện quản trị trang web nói chung hoặc tối ưu hóa SEO trang web nói riêng, hãy xem xét sử dụng dịch vụ SEO chuyên nghiệp từ Ment. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn báo giá dịch vụ SEO chi tiết để giúp trang web của bạn phát triển và mang lại doanh thu nhanh chóng trong vòng 6 tháng.