6 Cách quản lý đơn hàng online hiệu quả cho chủ shop 

Không quản lý đơn hàng online đúng cách sẽ gây ra các vấn đề như giao hàng chậm, sai địa chỉ, làm mất uy tín cho doanh nghiệp. Để tối ưu hóa doanh thu, cần phải áp dụng các cách quản lý đơn hàng online hiệu quả và nhanh chóng. Hãy đồng hành cùng chúng tôi để tìm hiểu những cách quản lý đơn hàng online tốt nhất nhé!

1. Quản lý đơn hàng online là gì?

Quá trình quản lý đơn hàng Online hiệu quả là một vai trò đảm bảo sự thành công của giao dịch từ việc đặt hàng của khách hàng thông qua các trang thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki và mạng xã hội như Facebook, Instagram, Zalo. Khi nhận được đơn hàng online từ khách hàng, doanh nghiệp cần tiến hành quản lý đơn hàng để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó tăng mức độ hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp.

Quá trình quản lý đơn hàng bao gồm các công việc như kiểm soát số lượng hàng hóa, kiểm tra thông tin khách hàng và đảm bảo không bỏ sót đơn hàng. Ngoài ra, liên hệ với đối tác vận chuyển cũng là một phần quan trọng trong quá trình này. Điều này giúp đảm bảo việc giao hàng đến tay khách hàng diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác và đáng tin cậy.

Quá trình quản lý đơn hàng online đảm bảo rằng thông tin đầy đủ về khách hàng và sản phẩm giao nhận được theo dõi và xử lý một cách hiệu quả, từ đó mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng và tạo lòng tin cho doanh nghiệp.

2. Quy trình quản lý đơn hàng online đạt chuẩn

Ngay khi nhận được thông tin đặt hàng từ khách hàng, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình quản lý đơn hàng một cách liền mạch thông qua các bước sau đây:

Bước 1: Nhận đơn hàng từ khách hàng

Đây là giai đoạn khi khách hàng đã đặt hàng và đang chờ doanh nghiệp tiếp nhận và xác nhận thông tin đơn hàng. Sau đó, thông tin đặt hàng sẽ được chuyển đến kho hàng để nhân viên tiến hành chuẩn bị đơn hàng để gửi đến khách hàng.

Khách hàng có thể đặt hàng từ nhiều nền tảng mua sắm khác nhau như Facebook, Instagram, Shopee, trang web,… Do đó, nhân viên cần thường xuyên kiểm tra đơn hàng từ các nền tảng này để đảm bảo không có đơn hàng bị sót, đơn hàng sai hoặc không thể phản hồi kịp thời những thay đổi trong yêu cầu đặt hàng của khách hàng.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi nhận được đơn hàng, nhân viên sẽ thực hiện việc kiểm tra hàng tồn kho. Thông thường, nhân viên có thể kiểm tra hàng tồn kho bằng hai cách sau:

• Kiểm tra thông qua hệ thống tự động cập nhật: Một số thương hiệu có tích hợp hệ thống quản lý bán hàng, cho phép nhân viên xem lượng hàng tồn kho hiện có trong hệ thống. Từ đó, nhân viên có thể chuẩn bị đơn hàng phù hợp dựa trên thông tin này.
• Kiểm tra thủ công: Nhân viên sẽ tiến đến khu vực lưu trữ hàng hóa và thực hiện việc kiểm tra lượng hàng tồn kho một cách thủ công. Qua việc xem xét số lượng hàng còn dư, nhân viên sẽ chuẩn bị đơn hàng cho khách hàng tương ứng.

Nhờ việc kiểm tra hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể đảm bảo sẽ cung cấp đúng số lượng hàng hóa yêu cầu từ khách hàng và tránh tình trạng thiếu hàng hoặc sai sót trong quá trình chuẩn bị đơn hàng.

Bước 3: Xác nhận đơn hàng

Sau khi đảm bảo khả năng đáp ứng đơn hàng của khách hàng, nhân viên sẽ tiến hành xác nhận đơn hàng và đóng gói sản phẩm để giao cho đơn vị vận chuyển. Quá trình xác nhận đơn hàng nên được hoàn thành trong ngày nhằm mang lại trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng.

Bước 4: Chuẩn bị sản phẩm

Ở giai đoạn này, nhân viên sẽ dựa trên hóa đơn của khách hàng để thực hiện việc lấy hàng và đóng gói sản phẩm. Thông thường, một đơn hàng sẽ bao gồm từ 2-3 sản phẩm thuộc nhiều chủng loại khác nhau, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Để tiết kiệm thời gian trong quá trình lấy hàng và đóng gói, nhân viên có thể áp dụng những phương pháp sau:

• Tổng hợp đơn hàng theo nhóm: bạn có thể tổng hợp các đơn hàng trong khoảng thời gian nhất định, phân loại theo các dòng sản phẩm như váy, quần, áo… Tiến hành lấy hàng. Việc này cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như tối ưu quy trình vận hành và xử lý đơn hàng.
• Chọn theo khu vực: mỗi mặt hàng đều được lưu trữ ở những khu vực khác nhau để tiện cho việc theo dõi và quản lý đơn hàng. Bạn cũng có thể lấy hàng theo các khu vực để tiết kiệm thời gian di chuyển đồng thời dễ dàng quản lý lượng hàng chuẩn bị.
• Chọn hàng theo từng đợt: ở giai đoạn này, mỗi nhân viên sẽ nắm được vai trò chính trong việc lấy hàng từ khu vực của mình đến khu vực đóng gói và vận chuyển hàng.
• Lấy hàng theo đơn: là hình thức dành cho các cửa hàng nhỏ lẻ, nhân viên tiến hành theo từng đơn. Việc này tiêu tốn nhiều thời gian song song sẽ giúp thương hiệu giảm bớt chi phí thuê nhân viên.

Bước 5: Đóng gói đơn hàng

Sau khi sắp xếp đầy đủ các sản phẩm trong đơn hàng, nhân viên sẽ tiến hành quá trình đóng gói. Các bước chung trong quá trình đóng gói sản phẩm bao gồm

• Lựa chọn mẫu hộp đóng gói phù hợp: Chọn loại hộp đóng gói phù hợp với kích thước và tính chất của sản phẩm để đảm bảo việc vận chuyển an toàn và bảo vệ sản phẩm khỏi hư hỏng.
• Cân hàng hóa: Tiến hành cân nặng của hàng hóa để xác định trọng lượng chính xác và đảm bảo tuân thủ các quy định vận chuyển.
• Kiểm tra đơn hàng: Kiểm tra lại đơn hàng để đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm được đóng gói chính xác và không có thiếu sót.
• Tiến hành dán nhãn và đóng gói: Dán nhãn sản phẩm và thực hiện quá trình đóng gói bằng cách gắn kết, đóng nắp hoặc bọc bảo vệ sản phẩm để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

Bước 6: Thực hiện quy trình sau bán hàng

Đây cũng là bước quan trọng giúp tăng tỷ lệ khách hàng mua lại. Do đó, sau khi có giấy xác nhận vận chuyển hàng thành công, doanh nghiệp cần liên hệ ngay đến với khách hàng để nhận phản hồi. Đồng thời, bạn cũng nên giải quyết các trường hợp khách hàng không hài lòng trả lại hàng và thực hiện hoàn tiền.

Quy trình sau bán hàng cũng được thể hiện tính chuyên nghiệp của thương hiệu, đồng thời cũng là cách để gây ấn tượng tốt cho khách hàng. Vậy nên nhân viên cần được đào tạo bài bản khi xử lý các yêu cầu thắc mắc của khách hàng sau khi mua sắm sản phẩm.

3. Cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất hiện nay

Dưới đây là những phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả nhằm tăng tỷ lệ đặt hàng và tối ưu doanh thu:

3.1. Ứng dụng phần mềm quản lý đơn hàng online chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý đơn hàng trực tuyến chuyên nghiệp đã được rộng rãi sử dụng nhờ mang lại nhiều ưu điểm thiết thực cho doanh nghiệp:

• Tạo sự thuận lợi cho quy trình bán hàng và giảm thiểu các sai sót: Phần mềm này giúp đơn giản hóa và tối ưu hóa quá trình bán hàng, đồng thời giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi trong quá trình xử lý đơn hàng.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân công: Tự động hóa quy trình đơn hàng giúp giảm bớt thời gian và công sức của nhân viên, đồng thời cắt giảm chi phí liên quan đến lao động.
• Quản lý vận chuyển đơn hàng nhanh chóng và hiệu quả: Phần mềm cho phép theo dõi và quản lý vận chuyển đơn hàng một cách nhanh chóng, giúp đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng thời gian và địa điểm mong muốn.
• Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ khách hàng thông qua tính năng dễ sử dụng và tương tác trực tuyến, giúp cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
• Tích hợp chức năng báo cáo kinh doanh chi tiết: Phần mềm cung cấp chức năng báo cáo chi tiết về hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiệu suất và thực hiện các biện pháp cải tiến.

Mento là một đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ quản lý đơn hàng trực tuyến chuyên nghiệp, mang lại cho khách hàng toàn bộ các lợi ích trên và cung cấp các tính năng giúp tối ưu hóa quá trình kinh doanh và quản lý hiệu quả.

• Chốt đơn nhanh, tăng số lượng đơn hàng: Hiển thị đầy đủ các thông tin về đơn hàng, giúp nhân viên kiểm tra, áp dụng nhiều ưu đãi phù hợp và hoàn thành đơn nhanh chóng.
• Bán hàng Online đa kênh: Toàn bộ đơn hàng ở các kênh ( MXH, sàn giao dịch điện tử, Website) đều được hiển thị đầy đủ trong một nền tảng.
• Chăm sóc khách hàng chu đáo: Đồng bộ hoá thông tin khách hàng, thuận tiện cho quá trình chăm sóc khách hàng.
• Đảm bảo thời giao nhận đúng hẹn: Tự động đẩy đơn hàng cho những đơn vị vận chuyển uy tín ( GHN, GHTK…)
• Quản lý đồng tiền hiệu quả:  Báo cáo trực quan rõ ràng, cụ thể giúp doanh nghiệp theo dõi quan sát tình hình kinh doanh.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm nhiều tính năng nổi trội khác của Mento thì hãy click: https://mento.vn

3.2. Lập file theo dõi đơn hàng

Mỗi đơn hàng sẽ được cung cấp một mã đơn hàng từ bên vận chuyển. Việc lập file mã cho các đơn hàng giúp bạn kiểm tra đơn hàng một cách dễ dàng và tự chủ hơn trong việc liên hệ với bên vận chuyển nếu có bất kỳ sai sót nào xảy ra. Ngoài ra, việc này cũng giúp bạn thông báo ngay lập tức cho khách hàng và giải quyết nhanh chóng trong trường hợp có sự cố bất ngờ xảy ra.

3.3. Nắm vững nguyên tắc nhập trước, xuất sau

Đa phần các doanh nghiệp thường bỏ sót việc xử lý đúng các đơn hàng cũ của khách hàng do phát sinh lỗi trong quá trình nhập liệu. Nguyên nhân chính gây ra tình trạng này là do thiếu một hệ thống nhập xuất đơn hàng chuyên nghiệp. Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc “nhập trước – xuất sau”, các doanh nghiệp cần lựa chọn một phần mềm quản lý đơn hàng trực tuyến thông minh và phù hợp.

3.4. Quản lý tồn kho cẩn thận

Để kiểm soát hàng hoá, quản lý hàng tồn kho là một bước không thể thiếu. Một cách tốt nhất để thực hiện quản lý hàng tồn kho là sử dụng một ứng dụng quản lý đơn hàng tích hợp, cho phép đồng bộ dữ liệu và tự động chuyển tiếp thông tin đến bộ phận kho.

3.5. Hợp tác với đơn vị giao hàng uy tín

Việc lựa chọn một đơn vị giao hàng đáng tin cậy với mức giá cạnh tranh có thể nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, việc hợp tác với một đối tác vận chuyển uy tín cho thấy sự chuyên nghiệp và tận tâm của doanh nghiệp trong việc phục vụ khách hàng. Điều này không chỉ củng cố sự hài lòng của khách hàng mà còn tăng khả năng khách hàng quay lại mua hàng.

3.6. Giải quyết các đơn hàng nhanh chóng

Để tránh bỏ sót các đơn hàng trong quá trình xử lý, doanh nghiệp cần giải quyết các đơn hàng một cách nhanh chóng và có hệ thống. Điều này có nghĩa là các đơn hàng từ các kênh khác nhau nên được tổng hợp trên một hệ thống duy nhất để thuận tiện cho việc chuẩn bị và theo dõi. Quá trình này giúp giảm thiểu tối đa sự lãng phí và tiêu tốn nguồn lực của doanh nghiệp, đồng thời mang đến trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho người tiêu dùng.

4. Quản lý đơn hàng online – cần chú ý gì để không mắc sai lầm?

Để quản lý đơn hàng Online hiệu quả, bạn cần chú ý những sai lầm phổ biến như sau:

• Quản lý đơn hàng bằng cách thủ công (sử dụng Excel, sổ sách) dễ gây nhầm lẫn và thiếu sót, gây thất thoát doanh thu.
• Việc không quản lý hàng tồn kho một cách chính xác dẫn đến việc giao hàng chậm trễ và gây ấn tượng không tốt với khách hàng.
• Sự thiếu rõ quy trình xuất nhập hàng gây tình trạng hàng tồn lâu trong kho, dẫn đến sự giảm chất lượng và hết hạn sử dụng của hàng tồn (như các mặt hàng thuốc men, thực phẩm, hàng điện tử…).
• Việc phân loại hàng hóa không khoa học dẫn đến việc xử lý đơn hàng mất thời gian, dễ gây nhầm lẫn và giao hàng không đúng theo hẹn.

5. 3 nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả

Để tránh được tình trạng sót đơn trong quy trình xử lý đơn, doanh nghiệp nên ghi nhớ 4 nguyên tắc quản lý đơn hàng như sau:

5.1. Tự động hóa quy trình

Sử dụng tự động hóa trong quy trình sản xuất mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng và giảm thiểu lỗi trong quá trình xử lý đơn. Bạn cũng có thể áp dụng quy trình tự động hoá, hiện đại hoá ở các bước hành trình mua sắm sản phẩm của khách hàng như: Tư vấn khách hàng, tổng hợp đơn hàng tư nhiêu kênh, báo cáo về các đơn vị xử lý đơn hàng, thống kê hàng tồn trong kho.

5.2. Thường xuyên theo dõi trạng thái đơn hàng

Trong thời đại hiện nay, các doanh nghiệp đã mở rộng hoạt động kinh doanh trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm các sàn thương mại điện tử và các trang mạng xã hội. Tuy nhiên, việc xử lý các đơn hàng trở nên tốn thời gian và nguồn nhân lực hơn so với trước. Đồng thời, việc kinh doanh đa kênh yêu cầu nhân viên phải liên tục theo dõi trạng thái của các đơn hàng từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi giao hàng, nhận hàng và đánh giá sản phẩm. Điều này giúp thương hiệu xử lý các tình huống, phàn nàn và thắc mắc từ khách hàng một cách nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ khách hàng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

5.3. Tích hợp các hệ thống liên quan

Để giảm thiểu lỗi trong quá trình tổng hợp đơn hàng, doanh nghiệp nên tích hợp các hệ thống liên quan như chat bot và xử lý đơn tự động. Khi khách hàng thực hiện mua hàng, các thông tin cần thiết sẽ được cập nhật nhanh chóng và được chuyển đến bộ phận xử lý đơn hàng theo một hệ thống có tổ chức, nhằm giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý đơn.

6. Lưu ý chủ shop cần biết khi bán hàng online

Với sự phát triển của Internet, bán hàng Online ngày càng trở thành xu hướng được nhiều người lựa chọn để kinh doanh. Tuy nhiên, để bán hàng Online hiệu quả, chủ cửa hàng lưu ý những điểm quan trọng sau đây:

• Lựa chọn kênh bán hàng online phù hợp: Hãy chọn một nền tảng bán hàng trực tuyến như Shopee, Tiki, Lazada… phù hợp với sản phẩm và mục tiêu kinh doanh của bạn. Sau khi hoạt động kinh doanh ổn định, bạn có thể mở rộng sang các kênh bán hàng khác.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Chất lượng sản phẩm và dịch vụ của bạn là yếu tố quan trọng để thu hút khách hàng. Đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ của bạn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và tuân thủ các tiêu chuẩn về chất lượng.
• Cập nhật giá cả và thông tin sản phẩm thường xuyên: Hãy cập nhật giá cả và thông tin sản phẩm thường xuyên để khách hàng có thể cập nhật thông tin mới nhất về sản phẩm của bạn. Đồng thời, đảm bảo đồng bộ thông tin giữa tất cả các kênh bán hàng để tránh gây nhầm lẫn cho khách hàng.
• Tạo nội dung marketing hấp dẫn: Tạo ra nội dung marketing hấp dẫn và chuyên nghiệp để thu hút khách hàng.
• Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Tạo ra chương trình ưu đãi cho khách hàng thân thiết và những dịp đặc biệt như sinh nhật khách hàng để giữ chân khách hàng và tăng tần suất mua hàng.
• Quản lý vận chuyển và giao hàng: Tăng cường quản lý vận chuyển và giao hàng để đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm đúng hẹn, không bị hư hỏng và không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
• Quản lý tài chính và thu nhập: Để đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra kế hoạch bán hàng tốt hơn, bạn cần thường xuyên có báo cáo về doanh thu, chi phí và lợi nhuận hàng tháng. Thông qua việc so sánh và đối chiếu các con số này, bạn có thể có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của mình và đưa ra các biện pháp cải thiện.

7. Kết luận

Trên đây là những phương pháp quản lý đơn hàng online được đánh giá cao, và trong đó, sử dụng ứng dụng quản lý đơn hàng là một giải pháp được rất nhiều người tin dùng. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn chọn được phương pháp quản lý đơn hàng phù hợp, mang lại hiệu quả tối ưu cho hoạt động kinh doanh, đồng thời đóng góp vào tăng doanh thu và lợi nhuận.

Đối với doanh nghiệp có định hướng kinh doanh đa kênh và kết nối với nhiều sàn thương mại điện tử, giải pháp Mento hiện đang được đánh giá cao và là lựa chọn hàng đầu. Mento là một giải pháp Omnichannel, giúp quản lý bán hàng đa kênh và tập trung, tối ưu hiệu suất kinh doanh trực tuyến trên các nền tảng như Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo) và các sàn thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada), cùng với việc quản lý chuỗi cửa hàng. Bạn có thể đăng ký dùng thử Mento ngay tại: https://mento.vn