Quản lý kho là gì? 15 Phương Pháp Quản Lý Kho Hiệu Quả Trong Bán Lẻ

Quản lý kho hàng là một nhiệm vụ đầy thức đối với người chủ cửa hàng và nhân viên thủ kho. Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng lên, điều này làm tăng độ phức tạp trong công việc quản lý kho.

Để tránh nhầm lẫn và thiệt hại về hàng hoá trong quá trình xuất nhập kho, có một số phương pháp quản lý kho hiệu quả đã được Webcode.vn tổng hợp. Những phương pháp này sẽ giúp bạn quản lý kho hàng một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

1. Quản lý kho là gì?

1.1. Khái niệm hàng tồn kho

Để hiểu rõ hơn về khái niệm quản lý kho, ta cần tìm hiểu về hàng tồn kho trước tiên.

Hàng tồn kho đề cập đến tất cả các nguồn lực được dự trữ để đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc tương lai.

Quản lý hàng tồn kho không chỉ liên quan đến việc quản lý tồn kho thành phẩm, mà còn bao gồm việc quản lý hàng tồn kho dở dang, nguyên vật liệu chế biến, linh kiện và cả hàng tồn kho công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất.

Sự tồn tại của hàng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít đều có thể ảnh hưởng đến quy trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp là cần thiết.

1.2. Vậy quản lý kho là gì?

Quản lý kho bao gồm việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập kho, xuất kho, tồn kho, chuyển kho và các hoạt động liên quan khác. Quản lý kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Hiện nay, các cửa hàng nhỏ có thể sử dụng File Excel để quản lý xuất nhập tồn kho do số lượng sản phẩm không quá nhiều. Tuy nhiên, khi mô mở rộng, với số lượng hàng hoá lên đến hàng nghìn hoặc có nhiều kho hàng khác nhau, các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý kho để tiết kiệm thời gian, tài nguyên và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý.

1.3. Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là một phần quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng, với mục tiêu chính là đảm bảo có đủ số lượng sản phẩm để bán trong mọi thời điểm. Việc đảm bảo quy trình này là yếu tố hàng đầu để tối ưu doanh số bán hàng và tiết kiệm chi phí trong việc xử lý hàng tồn kho khó bán.

Ngoài ra, quản lý kho còn bao gồm việc kiểm soát mọi sản phẩm từ những sản phẩm bán chạy đến những hàng tồn dư khó bán, nhằm đưa ra các phương án xử lý kịp thời, giải phóng không gian kho, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả tốt nhất.

Người ta thường rất sợ từ “hàng tồn kho” vì lượng hàng trong kho có thể rất lớn. Nếu không biết cách quản lý hàng tồn kho một cách khoa học, rất dễ xảy ra những sai sót trong việc quản lý kho hàng.

Nhiều chủ cửa hàng đã than phiền sau vài tháng hoạt động: “Tôi không thể khớp chính xác số lượng hàng tồn trong kho với số lượng hàng đã bán.” hoặc “Tại sao hàng này bán chậm nhưng lại còn ít trong kho như vậy?” Tình trạng hỗn loạn này có thể xảy ra nếu cửa hàng không thường xuyên cân đối kho để tính toán các hoạt động nhập, xuất và tồn kho hàng hóa.

Tuy nhiên, có những cách quản lý hàng tồn kho đơn giản giúp giảm thiểu chi phí quản lý kho và đơn giản hóa quá trình kiểm soát số lượng hàng còn lại trong kho.

2. Tại sao cần quản lý kho hàng

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Thường thì giá trị hàng tồn kho chiếm khoảng 40% – 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp.

Vì vậy, việc kiểm soát hàng tồn kho một cách tốt luôn là một vấn đề cần thiết và quan trọng trong quản trị sản xuất và hoạt động kinh doanh.

Hàng tồn kho đóng vai trò là liên kết giữa quá trình sản xuất và tiêu thụ. Tất cả người bán hàng đều muốn tăng mức tồn kho để nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các nhân viên sản xuất và hoạt động cũng ưa thích có một mức tồn kho lớn để dễ dàng lập kế hoạch sản xuất.

Tuy nhiên, đối với bộ phận tài chính, luôn muốn giữ hàng tồn kho ở mức thấp nhất có thể, vì tiền được đầu tư vào hàng tồn kho không thể sử dụng cho mục đích khác.

Do đó, việc kiểm tra hàng tồn kho là nguyên tắc quản lý kho chặt chẽ và không thể thiếu. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho ở mức “vừa đủ”. Nhiệm vụ của quản trị hàng tồn kho là phải tìm ra câu trả lời cho hai câu hỏi sau:

1. Lượng tồn kho tối ưu là bao nhiêu?
2. Khi nào cần đặt hàng?

2.1. Tránh thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa có nhiều nguyên nhân, bao gồm nhân viên gian lận, thất thoát trong quá trình lưu kho và tổn thất do trượt giá.

Vấn đề nhân viên gian lận là một tình trạng phổ biến tại nhiều cửa hàng. Hành vi “quen tay” của một số nhân viên không chỉ gây tổn thương cho các nhân viên khác, làm giảm văn hóa cửa hàng, mà còn gây thiệt hại cho chủ cửa hàng. Do đó, việc quản lý kho một cách chặt chẽ, minh bạch và khoa học sẽ giới hạn tối đa hành vi không trung thực của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.

Ngoài ra, tổn thất do trượt giá cũng là một vấn đề đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng, v.v. Hàng hóa trong lĩnh vực này thường dễ bị lỗi thời, bị thay thế và giảm giá. Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi sự giảm giá này.

Vì vậy, việc kiểm tra và so sánh thường xuyên giữa lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh tổn thất đáng kể và lên kế hoạch nhập hàng một cách phù hợp.

2.2. Tiết kiệm chi phí

Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư

Hàng hóa và nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày có thể bị hỏng hóc, hao mòn hoặc hết hạn sử dụng, dẫn đến việc phải tiêu hủy vì không thể sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu việc thống kê tồn kho được thực hiện một cách chặt chẽ, liên tục và ngân sách được dự trù cẩn thận, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không cần thiết.

Việc tồn kho hàng hóa và nguyên vật liệu trong thời gian dài có thể gây ra các vấn đề như sự hư hỏng, mất giá trị do quá trình sử dụng, hoặc hết hạn sử dụng. Điều này đồng nghĩa với việc cửa hàng không thể sử dụng chúng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu quá trình thống kê tồn kho được thực hiện một cách chặt chẽ và liên tục, và việc dự trù ngân sách cẩn thận, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

Việc quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả đòi hỏi sự theo dõi liên tục, định kỳ và chính xác của các mặt hàng trong kho. Đồng thời, cần có sự phân bổ ngân sách hợp lý để đảm bảo rằng hàng hóa không tồn lâu ngày mà không được sử dụng. Việc thực hiện các biện pháp này sẽ giúp cửa hàng tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho và tránh sự lãng phí không cần thiết.

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Phí lưu kho không được cố định mà phụ thuộc vào số lượng và kích thước của hàng hóa được lưu trữ. Khi tồn kho tăng lên hoặc khi có các sản phẩm cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị và tài nguyên như điện, nước, và nhân công để lưu trữ, dẫn đến tăng chi phí lưu kho.

Vì vậy, rất quan trọng để phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn và những mặt hàng đòi hỏi nhiều chi phí lưu kho. Điều này giúp cửa hàng có thể áp dụng các biện pháp nhằm giải phóng và lưu chuyển hàng tồn kho một cách kịp thời, từ đó tiết kiệm được các chi phí lưu kho không cần thiết.

Bằng cách phân tích và đánh giá đúng mức độ tồn kho và yêu cầu về lưu trữ, cửa hàng có thể đưa ra các quyết định chiến lược về quản lý hàng tồn kho nhằm giảm thiểu chi phí lưu kho và tối ưu hóa quy trình lưu chuyển hàng hóa.

Tiết kiệm chi phí mua hàng

Tồn kho quá lớn là điều không mong muốn đối với chủ cửa hàng. Khi hàng tồn kho không được bán ra, vốn của cửa hàng sẽ bị “kẹt” và không sinh lời. Điều này dẫn đến việc sử dụng vốn sai mục đích, lãng phí và thậm chí phải tiêu hủy hàng hóa.

• Đối với các siêu thị, cửa hàng điện máy, hay cửa hàng quần áo, việc nhập về nhiều sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng và dễ lỗi mốt là một vấn đề phổ biến. Trong trường hợp này, khả năng bán hàng với giá lỗ hoặc phải loại bỏ sản phẩm là rất cao.
• Đối với nhà hàng, quán cafe và quán ăn, việc quản lý nguyên vật liệu trong kho là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng. Quản lý kho hiệu quả giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng hàng ngày, định lượng nguyên liệu tươi cần sử dụng trong ngắn hạn và dự trữ nguyên liệu khô hoặc đông lạnh. Nó cũng giúp nhà hàng theo dõi hạn sử dụng của nguyên liệu trong kho, và biết được nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng.

Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả

Trong lĩnh vực nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ được bán trong ngày, tuần, hoặc tháng, cùng với việc xác định định lượng nguyên liệu cần thiết cho mỗi món ăn và số lượng từng loại nguyên liệu, nhà hàng sẽ có kế hoạch chi tiết và rõ ràng để tiến hành mua hàng.

2.3. Tăng doanh thu cho cửa hàng

Vấn đề liên quan đến nguyên liệu và hàng hóa trong các cửa hàng là một vấn đề nhạy cảm, vì khi có hàng thừa thì dẫn đến lãng phí, trong khi hàng thiếu thì gây mất mát doanh thu và ảnh hưởng đến năng suất bán hàng. Điều này có thể làm mất khách hàng và làm cửa hàng trở nên thiếu chuyên nghiệp.

Một trong những cách quản lý hiệu quả là thường xuyên kiểm tra kho hàng để nhanh chóng nhận biết được những mặt hàng đang bán chạy. Điều này giúp cửa hàng có thể lập kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc tổ chức chương trình khuyến mãi cho những mặt hàng đang tồn nhiều trong kho. Điều này giúp tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận cho cửa hàng.

2.4. Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là gì?

Vốn lưu động là nguồn tiền cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng trong thời gian ngắn. Nó bao gồm vốn tự có của cửa hàng và doanh thu thu được, được sử dụng để chi trả cho việc nhập hàng và mua nguyên vật liệu trong kho cho một tháng hoặc một quý. Thiếu vốn lưu động sẽ khiến cửa hàng không thể tiếp tục hoạt động do thiếu tiền.

Hàng hóa trong kho, bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu, là một yếu tố quan trọng tạo nên vốn lưu động. Nếu quản lý kho hàng tốt, việc lưu thông hàng hóa sẽ giảm thiểu nhu cầu vốn lưu động hàng tháng hoặc hàng quý, đồng thời rút ngắn thời gian vòng quay vốn. Điều này có thể được thực hiện như sau:

Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít

Việc này mang ý nghĩa quan trọng đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính hạn chế. Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ sẽ giúp người quản lý dễ dàng điều chỉnh việc nhập hàng kịp thời, từ đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.

• Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và tính toán giá vốn cho mỗi món ăn hoặc thức uống trong mô hình nhà hàng hoặc quán café giúp cửa hàng có thể tự quyết định vốn phù hợp. Chỉ cần tính toán chi phí cho mỗi món ăn hoặc thức uống với số lượng dự kiến bán trong ngày, tuần, hoặc tháng.
• Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra những loại hàng hóa còn tồn nhiều, từ đó chủ cửa hàng có thể đưa ra chiến lược kích cầu như giảm giá, tổ chức khuyến mãi và các hoạt động khác. Thay vì phải dự trù ngân sách vốn cho một tháng hoặc một quý, chủ cửa hàng có thể dự trù một cách cụ thể hơn bằng cách tận dụng triệt để dòng tiền thu về.

Ví dụ: nhân viên nhà hàng có thể đề xuất các món ăn cho khách hàng, tạo ra các combo hoặc khuyến mãi dựa trên nguyên liệu tươi mà cửa hàng còn nhiều trong kho.

Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động

Thời gian quay vòng vốn lưu động là khoảng thời gian mà một số tiền lưu động cần để hoạt động kinh doanh một cách liên tục và hiệu quả. Thay vì phải lên kế hoạch tài chính để mua hàng trong một quý, người quản lý có thể rút ngắn thời gian và số tiền lưu động xuống cấp tháng hoặc hai tháng.

Điều này đòi hỏi người quản lý phải có cái nhìn rõ ràng về mức độ doanh thu từ việc bán hàng, tình trạng hàng tồn kho và sự ổn định của các nhà cung cấp hàng hóa (bao gồm giá cả, chất lượng và số lượng). Việc quản lý kho một cách chủ động sẽ giúp giảm áp lực lên nguồn vốn lưu động.

3. Những công việc cần làm khi quản lý kho

3.1 Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho

• Đảm bảo sắp xếp toàn bộ hàng hóa và vật tư trong kho theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Quản lý các loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn theo nguyên tắc nhập trước và xuất trước.

3.2 Đảm bảo mọi quy định và quy chuẩn của hàng hóa trong kho

• Thiết lập sơ đồ kho hàng hợp lý để tối ưu hóa việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa.
• Đánh giá và điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động của từng loại hàng hóa.

3.3 Thực hiện các thủ tục nhập – xuất

• Xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ, hồ sơ và chứng từ yêu cầu nhập, xuất và lưu chuyển hàng hóa.
• Ghi và lưu trữ toàn bộ hóa đơn xuất – nhập kho.
• Theo dõi và kiểm kê định kỳ tồn kho để đối chiếu chính xác với tồn kho hệ thống.

3.4 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

• Theo dõi lượng hàng hóa và tồn kho mỗi ngày, đảm bảo các loại hàng hóa và vật tư ở định mức kho tối thiểu.
• Đánh giá và điều chỉnh định mức tồn kho tối thiểu dựa trên biến động của từng loại hàng hóa.

3.5 Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho

• Đảm bảo tuân thủ các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho.
• Thường xuyên kiểm tra cơ sở hạ tầng kho để đảm bảo không có tình trạng ẩm ướt, mối mọt, hư hỏng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

4. Hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả cho chủ cửa hàng bán lẻ

Quy trình quản lý kho không chỉ đơn giản là nhập – xuất hàng hóa. Để đạt hiệu quả cao, bạn cần phải xác định rõ những gì cần mua, thời điểm mua và số lượng cần mua. Đồng thời, việc theo dõi hàng tồn kho và duy trì mức độ tồn kho tối ưu cũng là rất quan trọng.

Dưới đây là 15 cách quản lý kho hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí trong quá trình quản lý hàng hóa.

4.1. Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát

Nếu nhân viên quản lý kho không có đủ không gian làm việc, quá trình kiểm kê hàng hóa sẽ đối diện với nhiều rủi ro. Hãy tránh cho họ một căn phòng nhỏ phía cuối cửa hàng, nơi không rõ họ đang làm gì.

Thay vào đó, hãy đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát và thuận tiện cho việc nhập – xuất, giao nhận hàng hóa. Bằng cách này, bạn sẽ giảm thiểu tối đa các rủi ro và đồng thời tránh lãng phí thời gian và tiền bạc.

4.2. Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Việc sắp xếp hàng hóa theo giải pháp 5S trong kho là một yếu tố quan trọng giúp tăng tốc độ tìm kiếm, vận chuyển và nhập xuất hàng hóa, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng.

Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa và vật tư khoa học, cả trên sổ sách và trong kho bãi. Nếu bạn quan tâm đến các quy tắc chuẩn để sắp xếp hàng hóa trong kho, tôi mời bạn đọc bài viết về “5 cách sắp xếp kho hàng khoa học trong bán lẻ”.

4.3. Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước khi quản lý kho

Nguyên tắc “Nhập trước – Xuất trước” là một quy tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn kho. Nó có nghĩa là những mặt hàng bạn nhập vào trước đều cần được xuất ra trước và ngược lại.

Nguyên tắc này không chỉ áp dụng cho các sản phẩm có hạn sử dụng và dễ hỏng mà còn cần được áp dụng cho các mặt hàng khác như đồ công nghệ và thời trang. Dù chúng không bị hao mòn nhưng rất dễ bị lỗi mốt.

4.4. Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Mức tồn kho là số lượng hàng hóa được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Việc quản lý hàng tồn kho sẽ dễ dàng hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm. Điều này đồng nghĩa với việc số lượng hàng hóa không bao giờ được giảm dưới mức tối thiểu hoặc vượt quá mức tối đa.

Để xác định mức tồn kho tối ưu, bạn cần căn cứ vào các tiêu chí như:

• Lượng hàng hóa thực tế trong kho.
• Số lượng đơn đặt hàng từ khách hàng.
• Tình hình cung cấp hàng hóa từ các nhà cung cấp.
• Tình hình tiêu thụ của sản phẩm.

Hãy nhớ rằng, mức tồn kho cũng có thể thay đổi theo thời gian. Bạn nên kiểm tra định kỳ và thường xuyên (khoảng vài lần trong năm) để đảm bảo mức tồn kho vẫn phù hợp với tình hình hiện tại của công ty. Nếu không phù hợp, hãy điều chỉnh để quản lý kho hiệu quả và chặt chẽ hơn.

4.5. Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho

Bạn đã đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm trong kho của bạn đều đã được gắn mã vạch chưa? Nếu chưa, hãy thực hiện ngay. Sử dụng quản lý hàng hóa dựa trên mã vạch sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm chính xác sản phẩm mà bạn cần.

Khi hàng hóa được gắn mã vạch, bạn chỉ cần sử dụng máy quét mã vạch để “quét” mã trên sản phẩm, sau đó thông tin về biến động hàng tồn sẽ được nhanh chóng bổ sung vào phần mềm quản lý. Điều này giúp tránh sai sót do nhập liệu hàng hoá sai.

Vì vậy, hãy đảm bảo rằng tất cả sản phẩm trong kho của bạn đã được gắn mã vạch để tận dụng các lợi ích của việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch.

4.6.  Kiểm soát quy trình xuất kho

Với các shop hiện nay, đơn hàng xuất kho cho khách nội, ngoại tỉnh gần như ngày nào cũng có. Công đoạn chốt đơn và chuyển cho nhân viên đóng gói, xuất hàng cần được kiểm soát chặt chẽ, tránh khỏi các rủi ro không cần thiết.

Đây được gọi là quy trình kiểm tra chất lượng kép. Nó hoạt động bằng cách so sánh giữa một đơn đặt hàng với một danh mục sản phẩm đã được lựa chọn để đảm bảo mã hàng hóa cũng như số lượng sản phẩm là hoàn toàn trùng khớp.

Đây cũng là thời gian để nhân viên kiểm tra chất lượng rà soát lại mọi thứ và chắc chắn rằng hàng hóa được chuyển đi không gặp bất kì sự cố nào. Hãy lựa chọn những người có nhiều kinh nghiệm nhất để làm việc này, nó giúp cho cửa hàng tiết kiệm được kha khá chi phí vào những khoản không cần thiết.

4.7. Kiểm kho định kỳ

Nên thực hiện kiểm kê kho định kỳ mỗi 6 tháng nhằm đảm bảo các mục đích sau: xác nhận số lượng hàng hóa (đảm bảo phù hợp với hồ sơ), xác định chất lượng (nhận biết hư hỏng, sự suy giảm chất lượng và vấn đề về bao bì).

Việc kiểm kê thường được thực hiện bởi một nhóm nhân viên, thường cần từ 2 đến 3 người. Để đảm bảo việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng, cần có sự sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kê theo nhóm hàng hóa hoặc nhóm sản phẩm.

Dưới đây là một số hình thức kiểm kê kho phổ biến:

• Kiểm kê thực tế: Đây là việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc khi quản lý kho.
• Kiểm tra tại chỗ: Nếu bạn lo ngại về việc gặp phải nhiều vấn đề khi kiểm kê thực tế vào cuối năm hoặc lượng hàng hóa trong kho quá lớn, bạn có thể thực hiện kiểm tra tại chỗ định kỳ trong suốt năm.
• Kiểm theo chu kỳ: Phương pháp này cho phép kiểm kê theo chu kỳ định kỳ, có thể là hàng quý, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày.

Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Bạn có thể tham khảo bài viết về 10 sai lầm trong kiểm kê kho và quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn để biết thêm về các bước cần thiết để quản lý kho hàng hiệu quả.

4.8. Ưu tiên theo thứ tự ABC

Một sản phẩm cần được quan tâm nhiều hơn những sản phẩm khác. Muốn biết được sản phẩm nào cần quan tâm ở mức độ nào thì bạn cần phân tích ABC và đánh giá sản phẩm và sắp xếp chúng thành 3 nhóm sản phẩm ABC dựa trên tiêu chí như sau:

• A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm
• B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán ra trung bình
• C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra rất cao

4.9. Mô hình Lean Manufacturing

Triển khai mô hình quản trị Lean Manufacturing sẽ giúp quản lý nguồn hàng trong kho một cách hiệu quả, đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu trên thị trường mà không gây lãng phí trong sản xuất và bảo quản hàng tồn kho.

Dưới đây là những lợi ích khi áp dụng mô hình Lean Manufacturing:

• Rút ngắn thời gian bốc xếp và luân chuyển hàng hóa trong kho: Cải thiện quy trình bốc xếp và di chuyển hàng để giảm thời gian chờ đợi, tăng hiệu suất và đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng.
• Giảm thời gian tìm kiếm và kiểm tra hàng tồn: Sắp xếp kho hàng một cách khoa học, áp dụng hệ thống mã vạch hoặc phương pháp định vị để dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra hàng tồn kho một cách nhanh chóng và chính xác.
• Cải thiện thời gian chu kỳ sản xuất và cung cấp dịch vụ: Tối ưu hóa quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ để giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng tốc độ chu kỳ hoạt động, từ đó đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng và tạo ra sự linh hoạt trong sản xuất.
• Linh hoạt trong xử lý các tình huống và giảm áp lực đối với các nguồn lực: Tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt, nâng cao khả năng phản ứng và đáp ứng linh hoạt với các biến đổi và tính huống khác nhau. Điều này giúp giảm áp lực đến các nguồn lực như nhân lực, máy móc và thiết bị, từ đó tăng hiệu suất và sự phát triển bền vững của công ty.
• Tổ chức áp dụng mô hình Lean Manufacturing cần có sự cam kết từ lãnh đạo và sự tham gia tích cực của toàn bộ nhân viên.

4.10. Tính vòng quay tồn kho

Có một phương pháp giúp bạn dự báo thời gian nhập hàng trước đó là tính toán vòng quay tồn kho (Inventory turnover). Việc tính toán vòng quay tồn kho giúp bạn có một dự đoán chính xác hơn về tình hình thị trường. Hệ số vòng quay tồn kho sẽ cung cấp cho bạn thông tin về số lần nhập hàng trong một khoảng thời gian, từ đó bạn có thể tính toán thời gian trung bình cần để bán hết hàng tồn kho. Dựa vào thông tin này, bạn có thể lập kế hoạch nhập hàng với số lượng và thời gian phù hợp.

4.11. Sử dụng thẻ kho

Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được cập nhật thường xuyên bởi nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kho. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời được sử dụng để ghi nhận số lượng hàng hóa đã nhập, xuất và tồn của mỗi loại nguyên vật liệu. Khi kho hàng của bạn được quản lý thông qua hệ thống sổ sách và ghi chép đầy đủ về việc xuất nhập, sắp xếp và thống kê, quy trình quản lý sẽ trở nên ổn định. Điều này cho phép bạn dễ dàng phát hiện và xử lý ngay lập tức bất kỳ sai sót nào xảy ra, vì chỉ cần một bước nhầm lẫn là bạn có thể tìm ra nhanh chóng.

4.12 Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng

Nếu trong cửa hàng hoặc kho hàng của bạn vẫn còn các sản phẩm chưa được dán nhãn, bạn nên thay đổi ngay. Việc dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp việc phân loại và tìm kiếm hàng hóa trong kho trở nên dễ dàng hơn, đồng thời giúp quản lý hàng tồn kho một cách chính xác nhất.

4.13 Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng

Quản lý kho là một nhiệm vụ quan trọng trong mỗi cửa hàng, đảm bảo bán hàng và thực hiện thống kê chi tiết về thu chi đòi hỏi theo dõi chặt chẽ nguồn hàng hóa trong kho. Sử dụng các phần mềm thay thế cho việc ghi chép thủ công đã giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và mất mát.

Lựa chọn một trong các phần mềm quản lý kho hàng từ danh sách TOP 5 phần mềm có chi phí đầu tư thấp và dễ sử dụng sẽ cung cấp hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu lãng phí tài nguyên một cách tối đa.

Một giải pháp quản lý kho tốt cần gì?

• Có khả năng theo dõi hàng tồn kho trong thời gian thực, liên tục và tại mọi giao dịch.
• Cung cấp dự báo và gợi ý nhập hàng khi hàng sắp hết.
• Đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng để đề xuất phương án nhập hàng phù hợp.
• Ngăn chặn tình trạng thiếu hụt sản phẩm bán chạy. Hạn chế và cảnh báo nguy cơ tồn kho dư thừa.
•  Hỗ trợ phân tích tồn kho trên nhiều thiết bị một cách dễ dàng.
• Giúp tiết kiệm chi phí, công sức và thời gian cho nhân viên kho.
•  Cho phép kiểm tra hàng tồn chỉ bằng cách quét mã vạch.
• Quản lý kho ở nhiều kho và địa điểm khác nhau.
• Có khả năng đồng bộ dữ liệu ngay cả khi bán hàng trên nhiều kênh khác nhau.

Mento – Giải pháp quản lý kho tốt nhất cho cửa hàng vừa và nhỏ

Mento được biết đến như một giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất hiện nay. Hiểu rõ những vấn đề mà chủ kinh doanh đang gặp phải, Mento sở hữu những tính năng hỗ trợ người dùng quản lý kho chi tiết nhất.

• Giúp cửa hàng giảm thất thoát hàng hóa

Mento là một giải pháp quản lý bán hàng đặc biệt, với khả năng hỗ trợ chủ kinh doanh theo dõi sự thay đổi hàng hóa hàng ngày, từng giao dịch trực tiếp tại cửa hàng và trên nền tảng Facebook. Điều này giúp người bán hàng có cái nhìn rõ ràng về các nguyên nhân và tình trạng thay đổi hàng hóa, từ đó giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát hàng hóa.

• Giải quyết vấn đề thiếu hàng hay tồn kho quá lâu

Các giao dịch được cập nhật tồn kho trong Mento  giúp chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi các mặt hàng tồn lâu không thể bán và các mặt hàng sắp hết. Điều này cho phép họ lập kế hoạch nhập hàng và xả hàng đúng thời điểm, đảm bảo cân nhắc và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả.

• Nắm rõ vị trí hàng hóa chính xác tại kho

Khả năng quản lý hàng hóa chi tiết theo từng mẫu mã và màu sắc trong Sapo POS giúp chủ kinh doanh dễ dàng xác định vị trí chính xác của từng sản phẩm trong kho, theo từng hàng, kệ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể trong quá trình kiểm kho và tìm kiếm hàng hóa, đồng thời đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong việc quản lý kho hàng.

• Quản lý nhập hàng

Không chỉ giới hạn ở việc theo dõi số lượng tồn kho chính xác, Mento còn cung cấp khả năng quản lý công nợ nhà cung cấp và lập phiếu nhập hàng trực tiếp trên hệ thống quản trị. Điều này giúp chủ kinh doanh có khả năng quản lý và kiểm soát tình trạng công nợ một cách thuận tiện và hiệu quả, đồng thời giúp tăng tính tổ chức và sắp xếp trong quá trình nhập hàng.

• Chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh

Tại Mento, chủ kinh doanh hoàn toàn có thể đáp ứng các nhu cầu “vay hàng” khi hết giữa các chi nhánh bán hàng với nhau chỉ với thao tác Tạo phiếu chuyển hàng và tự động cập nhật tồn kho khi chuyển hàng ngay trên hệ thống.

• Theo dõi báo cáo kho

Việc cập nhật báo cáo chi tiết về hàng hóa trong kho, bao gồm cả số lượng tồn kho dưới và vượt định mức, đóng vai trò quan trọng trong việc giúp chủ kinh doanh ra quyết định nhập hàng hoặc xả hàng một cách kịp thời. Mento cung cấp khả năng theo dõi và truy cập vào báo cáo một cách dễ dàng thông qua các thiết bị thông minh.

Việc sử dụng phần mềm quản lý kho mang lại hiệu quả rõ rệt và không thể phủ nhận. Nó có thể thay thế được công việc của 1-2 nhân viên mỗi tháng. Thay vì phải chi trả số tiền lớn hàng tháng cho nhân viên, chỉ với khoảng 160,000đ/tháng, bạn đã có thể quản lý kho hàng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc.

Chúng tôi muốn gửi đến bạn một ưu đãi đặc biệt: dùng thử miễn phí Mento trong 7 ngày để trải nghiệm tính năng quản lý kho cùng với toàn bộ các tính năng khác. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn khám phá và tận hưởng những lợi ích mà Mento mang lại. Đừng ngần ngại, hãy bắt đầu ngay!ùng thử miễn phí

4.14. Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất

Một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý kho hiệu quả là khả năng thích ứng nhanh chóng. Khi một sản phẩm bán chậm, bạn có thể linh hoạt trả lại nhà sản xuất để tạo chỗ cho các sản phẩm mới có tiềm năng bán chạy hơn. Để làm được điều này, mối quan hệ đáng tin cậy với nhà sản xuất là vô cùng quan trọng. Chỉ khi có mối liên hệ tốt, họ sẽ sẵn lòng hỗ trợ bạn trong việc đổi trả hàng khi cần thiết.

Hơn nữa, xây dựng một mối quan hệ tốt với nhà sản xuất cũng giúp bạn dễ dàng thương lượng giá cả và số lượng hàng nhập tối thiểu. Điều này không chỉ giúp bạn giảm giá vốn cho sản phẩm mà còn giảm thiểu chi phí lưu trữ so với việc phải nhập quá nhiều hàng tồn kho.

4.15. Quản lý kho có kế hoạch dự phòng

Để đối phó với các vấn đề thường gặp trong quản lý kho, bạn cần thực hiện các biện pháp ứng phó kịp thời và chính xác, nhằm giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến và cách xử lý:

• Doanh số bán hàng đột ngột tăng vọt: Cần thiết lập một hệ thống theo dõi hàng tồn kho và dự báo nhu cầu để đưa ra kế hoạch nhập hàng trước, và tìm kiếm nhà cung cấp khác để cung ứng thêm hàng trong trường hợp khẩn cấp.
• Thiếu hụt dòng tiền: Cần tạo ra một dự phòng tài chính để đảm bảo có đủ vốn để nhập hàng trong trường hợp không có đủ tiền mặt. Ngoài ra, có thể xem xét các phương thức vay vốn hoặc thương lượng với nhà cung cấp về hình thức thanh toán linh hoạt hơn.
• Kho hàng không đủ chỗ chứa: Cần xem xét tối ưu hóa không gian lưu trữ bằng cách sắp xếp lại và tận dụng mọi không gian trống. Nếu cần thiết, có thể xem xét thuê hoặc mở rộng kho để đáp ứng nhu cầu lưu trữ hàng hóa.
• Sai sót trong tính toán hàng hóa: Cần thiết lập quy trình kiểm tra và xác nhận hàng hóa trước khi nhập và xuất để tránh sai sót trong tính toán và đảm bảo đủ số lượng hàng cần thiết.
• Sản phẩm gặp khó khăn khi xuất hàng: Cần xem xét việc tái thiết kế hoặc đóng gói sản phẩm để tối ưu hóa diện tích lưu trữ và vận chuyển. Đồng thời, nắm rõ yêu cầu về không gian và khả năng vận chuyển của từng sản phẩm.
• Không đáp ứng đủ hàng từ nhà sản xuất: Cần duy trì một mối quan hệ đáng tin cậy với nhà sản xuất, thông qua việc thường xuyên liên hệ và đặt hàng trước. Nếu nhà sản xuất không đáp ứng đủ hàng, cần tìm kiếm các nguồn cung ứng thay thế hoặc điều chỉnh kế hoạch sản xuất và kinh doanh.

Để giải quyết, bạn nên đặt ra các câu hỏi và tự mình tìm ra câu trả lời, ví dụ: Bạn sẽ phản ứng thế nào khi gặp vấn đề? Cần thực hiện những bước nào để tháo gỡ? Vấn đề sẽ tác động thế nào đến doanh nghiệp của bạn? Trả lời được các câu hỏi này, bạn có thể tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.

Thông qua bài viết trên, chúng tôi đã chia sẻ đến các bạn 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất. Chỉ khi sử dụng phương pháp quản lý kho hiệu quả, cửa hàng bán lẻ của bạn mới có thể sắp xếp hàng hóa khoa học, quản lý tồn kho chặt chẽ. Từ đó giảm thất thoát, sai sót khi quản lý kho, tiết kiệm thời gian và chi phí và góp phần tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Nguồn copy: https://mento.vn/tin-tuc/phuong-phap-quan-ly-kho-hieu-qua.html