Top 5 Phần Mềm Quản Lý Văn Phòng Phẩm Tốt Nhất

Trong thời đại Công nghệ 4.0, sự tiến bộ không ngừng của khoa học và công nghệ đã đơn giản hóa các hoạt động quản lý thông qua tích hợp phần mềm thông minh và tiện ích. Ngay cả đối với cửa hàng sách và văn phòng phẩm, với số lượng hàng hóa lên đến hàng trăm nghìn sản phẩm, chỉ cần một cú nhấp chuột, bạn có thể truy cập chi tiết thông tin về từng loại hàng mà bạn bán.

Tuy nhiên, thị trường hiện nay có nhiều phần mềm khác nhau, khiến bạn phân vân về lựa chọn phù hợp cho mình. Dưới đây là danh sách top 5 phần mềm quản lý văn phòng phẩm mới nhất được cập nhật, phù hợp với ngành bán lẻ sách và văn phòng phẩm:

1. Một cửa hàng sách, văn phòng phẩm thì cần quản lý những gì ?

Cũng tương tự như quản lý các cửa hàng bách hóa hay cửa hàng đồ điện gia dụng, đối với việc quản lý cửa hàng sách có một số nghiệp vụ tương tự như quản lý số lượng sản phẩm, quản lý nhập xuất tồn, quản lý khách hàng… Tuy nhiên việc quản lý cửa hàng sách cũng cần một số điểm khác biệt so với những cửa hàng khác, những nghiệp vụ liệt kê phía dưới sẽ giải thích lý do tại sao lại có sự khác biệt như vậy:

Nghiệp vụ quản lý khách hàng

• Cửa hàng ghi nhận số lượng khách hàng ghé thăm và mua các sản phẩm bằng cách thu thập thông tin như tên, số điện thoại và ngày sinh.
• Để tạo mối quan hệ đặc biệt với khách hàng thân quen, cửa hàng thiết lập chương trình thẻ thành viên.
• Cửa hàng cũng sử dụng phiếu tích điểm để đánh giá việc mua sách của từng khách hàng và từng loại sách.

Nghiệp vụ quản lý nhân viên

• Cửa hàng áp dụng hệ thống phân quyền cho nhân viên dựa trên cấp độ quản lý của họ.
• Cửa hàng sử dụng một công cụ quản lý lịch làm việc để theo dõi và điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên.
• Cửa hàng quản lý điểm thưởng và bảng lương theo từng tháng, đảm bảo tính công bằng và chính xác trong việc tính toán và phân phối thưởng và lương cho nhân viên.

Nghiệp vụ quản lý quy trình bán hàng

• Cửa hàng tiến hành nhập thông tin về hàng hóa được bán ra.
• Cửa hàng ghi nhận và cập nhật điểm tích lũy cho khách hàng.
• Cửa hàng quản lý số lượng hàng hóa bán được trong một ngày, một tuần và một tháng.
• Cửa hàng ghi nhận và quản lý số lượng hàng hóa bị trả lại.
• Cửa hàng quản lý và ghi nhận số tiền trả lại cho khách hàng.
• Cửa hàng quản lý quy trình quét mã vạch của nhân viên.
• Cửa hàng cung cấp cảnh báo lỗi khi phát hiện sai sót trong quá trình bán hàng.

Nghiệp vụ quản lý kho sách

• Cửa hàng quản lý số lượng sách còn lại trong kho dựa trên các đặc tính như đề mục, tên tác giả, giá cả, chất lượng và tình trạng sách.
• Cửa hàng thống kê số lượng sách đã bán để có cái nhìn tổng quan về việc tiêu thụ sách.
• Cửa hàng thống kê các sách bán chạy và số lượng sách còn lại trong kho để định rõ tình trạng hàng hóa.
• Cửa hàng thống kê lượng hàng hóa nhập vào kho theo từng thời kỳ để theo dõi sự tiếp nhận sách mới.

2. Những khó khăn khi quản lý cửa hàng sách, văn phòng phẩm

Triển khai các chương trình khuyến mãi có thể gặp khó khăn vì việc ghi nhớ thủ công là công việc phức tạp và việc áp dụng chương trình phù hợp với từng đối tượng khách hàng là một thách thức.

Khối lượng hàng hoá đầu sách và văn phòng phẩm lớn đòi hỏi việc kiểm soát, thống kê và quản lý mất nhiều thời gian và nhân lực hơn. Mỗi lần kiểm kê, cần có người đếm số lượng, ghi chép, tính toán và lập báo cáo. Nếu có sai sót trong quá trình ghi chép hoặc mất cắp, việc kiểm soát và điều tra sẽ rất khó khăn, gây thiệt hại lớn cho cửa hàng.

Các vấn đề sai lệch trong thanh toán và đối chiếu thu – chi thường xuyên xảy ra, đặc biệt là đối với các cửa hàng lớn hoặc có nhiều chi nhánh.

Quản lý công nợ, thu mua và quyết toán với các đại lý cũng gặp khó khăn, cùng với việc theo dõi doanh thu từng đại lý.

Vì vậy, để cửa hàng sách hoạt động hiệu quả và thuận lợi, việc sử dụng và tải xuống phần mềm quản lý nhà sách cho văn phòng phẩm là một lựa chọn tuyệt vời để tận dụng những lợi ích siêu việt mà nó mang lại.

3. Top 5 phần mềm quản lý sách, văn phòng phẩm

3.1. Phần mềm quản lý văn phòng phẩm Mento.vn

Mento.vn là một phần mềm quản lý bán hàng đa kênh được đánh giá là hữu ích cho việc quản lý cửa hàng sách, đặc biệt là đối với những cửa hàng có quy mô lớn hoặc nhiều chi nhánh, với những ưu điểm sau:

• Quản lý dữ liệu dễ dàng: Mento.vn giúp việc nhập dữ liệu và phân loại sách theo tên, tiêu đề, thể loại và tác giả trở nên dễ dàng hơn. Phần mềm này cho phép lưu trữ thông tin không giới hạn và hỗ trợ nhập liệu import/export qua Excel. Đồng thời, nó cũng giúp quản lý văn phòng phẩm tại cửa hàng sách dễ dàng theo thuộc tính sản phẩm, giúp tra cứu thông tin nhanh chóng.
• Quản lý kho thông minh: Giao diện thân thiện của Mento.vn giúp chủ cửa hàng quản lý kho hàng thông minh. Quản lý tài sản hàng hóa xuất/nhập/tồn là rất quan trọng đối với cửa hàng sách. Phần mềm giúp chủ cửa hàng nắm bắt số lượng hàng nhập vào kho, số lượng hàng bán ra, hàng tồn và hàng đã hết. Điều này giúp chủ cửa hàng hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và điều chỉnh việc nhập hàng phù hợp với tình hình kinh doanh. Mento.vn cũng tích hợp máy quét mã vạch, giúp quản lý kho dễ dàng hơn.
• Đánh giá hiệu quả bán hàng: Mento.vn có khả năng đếm số người vào cửa hàng và tính tỉ lệ người mua/người vào. Điều này giúp chủ cửa hàng kiểm soát chính xác tiến độ bán hàng và sử dụng linh hoạt các chương trình khuyến mại, quà tặng để thúc đẩy mua sắm. Phần mềm cũng tự động tính chiết khấu theo chương trình khuyến mại, chiết khấu cho khách hàng có thẻ thành viên, chiết khấu theo tên sách hoặc chiết khấu theo số lượng mua đủ theo quy định. Điều này làm quy trình bán hàng trở nên thuận tiện và chuyên nghiệp, tạo sự hài lòng cho khách hàng.

Vào những thời điểm cao điểm như khai giảng và ngày 20/11 tri ân thầy cô, các cửa hàng thường áp dụng nhiều chương trình khuyến mại, giảm giá sốc và xả hàng tồn kho. Điều này đồng nghĩa với việc có thể diễn ra nhiều chương trình khuyến mại cùng một lúc. Tuy nhiên, việc triển khai các chương trình này sẽ rất khó khăn đối với các cửa hàng quản lý theo kiểu truyền thống. May mắn là với việc sử dụng phần mềm quản lý Mento, việc này trở nên đơn giản hơn nhiều. Mento.vn cung cấp tính năng linh hoạt để thiết lập các chương trình chiết khấu tự động theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm: giá trị đơn hàng, danh mục sản phẩm, cấp độ khách hàng và đồng giá sản phẩm. Hệ thống quản lý sẽ giúp bạn không phải ghi nhớ từng chương trình mà có thể áp dụng cùng một lúc.

Quản lý nhân viên là một vấn đề quan trọng trong cửa hàng sách, vì nhân viên có thể gây mất sách, rách sách và bán văn phòng phẩm với giá cao hơn để kiếm lợi. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của Mento.vn, việc phân quyền nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên không có quyền truy cập để xem giá nhập, tồn kho hay các báo cáo chi tiết, đồng thời cũng không thể sửa đổi dữ liệu. Phần mềm tự động giúp sắp xếp ca làm việc cho nhân viên, quản lý linh hoạt và tổng hợp tự động tiền lương cuối tháng. Với những tính năng tuyệt vời như vậy, việc quản lý nhân viên trở nên dễ dàng và minh bạch hơn rất nhiều.

Trên thực tế, 80% doanh thu của cửa hàng sách đến từ khách hàng cũ, vì thói quen mua sách của rất nhiều người là chọn những cửa hàng quen thuộc và có nhiều loại sách họ cần. Chăm sóc khách hàng cũ sẽ tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tìm kiếm khách hàng mới.

3.2. Phần mềm văn phòng phẩm Facework

Facework là một phần mềm quản lý nhà sách được phát triển bởi Công ty cổ phần và Dịch vụ TiT, với mục tiêu giải quyết những vấn đề khó khăn mà các cửa hàng sách thường gặp phải. Phần mềm này được thiết kế nhằm giúp quản lý số lượng sách hiện có một cách chính xác, đồng thời tối ưu quá trình nhập kho và xuất sách, giúp nâng cao hiệu quả và đơn giản hóa các nghiệp vụ quản lý của các đối tác.

Phần mềm này có những ưu điểm như sau: 

• Tích hợp dễ dàng với máy in hoá đơn, giúp nhân viên cửa hàng sách thu tiền nhanh chóng cho khách hàng và tiết kiệm thời gian.
• Lưu trữ thông tin khách hàng không giới hạn, bao gồm tên, địa chỉ, ngày sinh,… để quản lý và chăm sóc khách hàng một cách chu đáo.
• Chương trình trong phần mềm được linh động thiết kế, cho phép người dùng tự định nghĩa và phân loại hàng hoá theo từng nhóm hoặc chủng loại sách khác nhau. Cung cấp quản lý chi tiết về tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản nhà cung cấp,… và cho phép tìm kiếm hàng hoá dựa trên các thuộc tính này.
• Hỗ trợ cập nhật nhật nhanh chóng giá bán cho sản phẩm và in mã vạch để dán lên sản phẩm.
• Giao diện bán hàng trong phần mềm Facework được thiết kế trực quan, thân thiện và dễ sử dụng. Người dùng có thể tìm kiếm hàng hoá trực tiếp trên màn hình, kiểm tra tồn kho, in hoá đơn và quét mã vạch để tính tiền cho khách hàng.
• Phần mềm cho phép cấu hình thông tin doanh nghiệp như tên, địa chỉ, số điện thoại… và cung cấp quyền truy cập tùy chỉnh cho từng người dùng trong doanh nghiệp.

3.3. Phần mềm quản lý sách, văn phòng phẩm TPos

Đây là phần mềm quản lý cửa hàng sách mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng với những tính năng giúp tiết kiệm công sức, thời gian và chi phí. Có những ưu điểm đáng kể sau đây:

• TPos hỗ trợ người dùng xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp từ bước bán hàng đến hậu mãi và quản lý thông tin. Phần mềm quản lý cửa hàng sách bảo mật thông tin khách hàng, quản lý và chăm sóc khách hàng, tạo tương tác tốt hơn giữa cửa hàng và khách hàng.
• Phần mềm giúp thiết lập và quản lý ngân sách cho các chương trình khuyến mại, triển khai đồng bộ để thu hút khách hàng và gia tăng doanh số bán hàng đáng kể.
• Công cụ này cung cấp chức năng phân quyền nhân viên và quản lý quy trình làm việc chặt chẽ, giảm thiểu sự mất mát trong quá trình làm việc.
• Phần mềm quản lý cửa hàng TPos giải quyết các vấn đề khó khăn cho người dùng về thời gian, cho phép kiểm tra hàng hóa, theo dõi tình hình cửa hàng và quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên thiết bị di động, chỉ cần kết nối với phần mềm.
• Với tính năng quản lý kho, quản lý nhân viên, phần mềm quản lý cửa hàng sách giúp chủ cửa hàng tiết kiệm chi phí đáng kể cho việc thu chi của nhân viên và quản lý kho, với khả năng kiểm soát doanh thu và kho hàng chặt chẽ nhất.
• Phần mềm quản lý này cũng giúp chủ cửa hàng quản lý đơn hàng và hóa đơn một cách chuyên nghiệp, tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng.
• Phần mềm quản lý có ứng dụng dành cho thiết bị di động, giúp chủ cửa hàng có thể quản lý mọi hoạt động bán hàng chặt chẽ và theo dõi tình hình kinh doanh ngay cả khi không ở cửa hàng, trong chuyến du lịch.

3.4. Phần mềm quản lý sách, văn phòng phẩm POS

Phần mềm quản lý cửa hàng Sapo Pos do công ty Sapo.vn – một công ty hàng đầu trong lĩnh vực giải pháp quản lý, nhận được đánh giá cao từ người dùng trước đây. Đây là phần mềm quản lý cửa hàng sách hàng đầu với những ưu điểm nổi bật như sau:

• Quản lý đầu sách và văn phòng phẩm chính xác: Sapo Pos giúp quản lý sách theo nhiều tiêu chí như chủ đề, ngôn ngữ, nhà xuất bản, năm xuất bản, tác giả hoặc theo tiêu chí như chủ đề, ngôn ngữ, nhà xuất bản, năm xuất bản, tác giả hoặc theo tiêu chí người dùng tự định nghĩa. Ngoài ra, quản lý văn phòng phẩm như vở, tẩy, bút, thước kẻ, giấy nhớ cũng được hỗ trợ, không giới hạn theo màu sắc và chất liệu trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian nhập hàng và tìm kiếm hàng hóa trong cửa hàng.
• Quản lý xuất nhập hàng chi tiết: Công cụ này giúp quản lý lịch sử xuất nhập hàng, đổi trả hàng chi tiết từ các nhà xuất bản và nhà cung cấp. Tất cả thông tin này được lưu trữ trên phần mềm, giúp dễ dàng đối chiếu khi cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi công nợ từ các nhà cung cấp để quản lý thanh toán kịp thời.
• Quản lý tồn kho sách: Sapo POS cho phép chủ cửa hàng quản lý tồn kho sách trên hệ thống, giúp nắm bắt chặt chẽ và chính xác tình trạng sách vận chuyển giữa các kho và chi nhánh. Việc kiểm tra tồn kho không còn cần thủ công mà có thể thực hiện trên phần mềm.
• Tính năng chiết khấu đơn giản: Sapo POS cho phép thiết lập nhiều mức giá sỉ, giá lẻ khác nhau và chiết khấu cho từng đầu sách chỉ bằng một cú click chuột. Điều này giúp việc tính toán chiết khấu trở nên dễ dàng và thuận tiện.
• Chương trình khuyến mại linh hoạt: Phần mềm này cho phép thiết lập nhiều chương trình khuyến mại đa dạng cùng một lúc, dựa trên từng sản phẩm hoặc giá trị của hóa đơn mua hàng. Điều này giúp cửa hàng sách thu hút được nhiều khách hàng hơn thông qua các hình thức khuyến mại và giảm giá đa dạng.
• Quản lý phân quyền nhân viên: Sapo POS cho phép chủ cửa hàng tùy ý phân quyền cho nhân viên theo từng vai trò như tư vấn, quản lý kho, thu ngân, bán hàng, và nhiều vai trò khác. Mỗi nhân viên được cấp một tài khoản và quyền hạn riêng để thực hiện các tác vụ phù hợp với công việc của họ.
• Quản lý hiệu suất nhân viên: Để quản lý nhà sách hiệu quả, phần mềm ghi lại toàn bộ lịch sử bán hàng và các hoạt động bán hàng như tạo đơn hàng, nhập tiền từ khách hàng, xử lý tiền thừa và ghi nhận doanh số của từng nhân viên một cách chính xác. Điều này giúp bạn đánh giá công việc và quản lý quá trình làm việc của nhân viên một cách hiệu quả, ngay cả khi bạn không có mặt tại cửa hàng.
• Thống kê thông tin tồn kho: Sapo POS cung cấp thông tin chi tiết về thể loại sách bán chạy, hạng mục, đầu sách và văn phòng phẩm còn tồn kho. Điều này giúp bạn có phương án nhập thêm sách mới và loại bỏ sách cũ không còn phù hợp với nhu cầu của người dùng.
• Thống kê kinh doanh: Phần mềm quản lý cung cấp thống kê chi tiết về tình hình kinh doanh, thu chi và lãi lỗ thông qua hệ thống báo cáo kinh doanh. Các báo cáo này được trình bày dưới dạng biểu đồ trực quan, giúp chủ cửa hàng dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh và phát triển chiến lược quản lý linh hoạt và phù hợp trong dài hạn.

3.5. Phần mềm quản lý sách, văn phòng phẩm Timesoft

Với kinh nghiệm phát triển phần mềm lâu năm, Timesoft đã tạo ra phần mềm quản lý cửa hàng sách giúp giải quyết nhiều khó khăn trong quá trình quản lý cửa hàng sách. Nhờ đó, việc quản lý nhiều loại sách và văn phòng phẩm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Những ưu điểm dưới đây đã thu hút sự quan tâm của nhiều người:

• Phân loại sách: Timesoft cho phép phân loại sách theo chủ đề, ngôn ngữ, lứa tuổi, tác giả, nhà xuất bản,… Điều này giúp tránh nhầm lẫn trong quá trình bán hàng, quản lý và ảnh hưởng đến doanh thu. Bạn có thể nắm bắt chi tiết như tên sách bán chạy, số lượng còn lại, lượng tồn kho, và khai báo thông tin sách bị hỏng hoặc mất.
• Tích hợp máy quét mã vạch và máy in hóa đơn: Phần mềm được tích hợp với máy quét mã vạch và máy in hóa đơn, giúp nhân viên bán hàng in nhiều đơn hàng cùng lúc, tạo sự thoải mái cho khách hàng và sự chuyên nghiệp cho cửa hàng.
• Quản lý thông tin khách hàng: Để kinh doanh thuận lợi hơn, quản lý thông tin khách hàng là rất quan trọng. Timesoft cung cấp phần mềm để lưu trữ thông tin khách hàng như số điện thoại, ngày sinh, tên tuổi,… Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp mã giảm giá cho từng nhóm khách hàng và tự động tích điểm cho khách hàng, áp dụng mã giảm giá theo từng cấp độ.
• Quản lý kho sách thông minh: Phần mềm cung cấp chức năng quản lý kho sách thông minh, giúp tự động điều chỉnh nhập hàng và lập kế hoạch phát triển cửa hàng nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp tránh tình trạng sách tồn trong kho quá lâu gây ảnh hưởng đến doanh thu hoặc không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của khách.

Trên đây là danh sách top 5 phần mềm quản lý văn phòng phẩm được đánh giá cao nhất, đi kèm với đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tâm. Ngoài ra, hiện nay, một số nhà cung cấp như  mento.vn cung cấp dịch vụ dùng thử miễn phí để khách hàng có thể trải nghiệm. Hãy nhanh tay đăng kí để khám phá. Chúc các bạn thành công trong kinh doanh và phát triển ngày càng mở rộng! Xin cảm ơn sự quan tâm và theo dõi bài viết của chúng tôi!