Quản lý đơn hàng là gì và cách quản lý đơn hàng hiệu quả
Quản lý đơn hàng luôn là yếu tố quan trọng trong việc bán hàng trực tuyến hay tại cửa hàng, không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh mà còn cả trải nghiệm của khách hàng.
Trong bài viết này, Webcode.vn sẽ chia sẻ cho bạn cái nhìn tổng quan nhất về quy tắc quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh.
Bạn có hiểu quản lý đơn hàng là gì không?
Quản lý đơn hàng trong kinh doanh là một quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng của khách do nhân viên quản lý thực hiện, bắt đầu từ việc tạo đơn hàng, đẩy đơn hàng, vận chuyển và hoàn thành đơn hàng.
Quản lý đơn hàng trong kinh doanh
Ngoài ra, đây cũng là quá trình xem xét thông tin về sản phẩm thay thế, ngày giao hàng, đơn đặt hàng trước và tình trạng xử lý đơn hàng.
Quá trình quản lý đơn hàng này sẽ được thực hiện và xử lý thông qua sổ sách, cuộc gọi điện thoại và các bằng chứng liên quan khác như đơn hàng đã thay đổi, hóa đơn, bảng báo giá, …
Tầm quan trọng của quản lý đơn hàng trong kinh doanh
Không đơn giản chỉ là một khâu cuối cùng của quy trình bán hàng, quản lý đơn hàng còn ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng đơn hàng, việc giao nhận đơn hàng và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo thực tế, việc tạo đơn hàng phải dựa trên tồn kho, khả năng bán hàng và các yếu tố vận chuyển liên quan. Vì vậy, người kinh doanh cần đảm bảo cân đối giữa nhiều yếu tố.
Cách quản lý đơn hàng hiệu quả và đơn giản
Vậy làm thế nào để quản lý đơn hàng một cách đơn giản mà hiệu quả? Dưới đây là một số phương pháp quản lý mà bạn có thể tham khảo.
Phân loại đơn hàng
Việc phân loại đơn hàng là vô cùng quan trọng trong việc quản lý đơn hàng để việc xử lý đơn hàng đảm bảo tiến độ, tránh tình trạng chậm trễ. Ngoài ra, đây là yếu tố bắt buộc phải có trong quy trình quản lý để đảm bảo quá trình đẩy đơn hàng cũng như vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng.
Quản lý hệ thống giao thông
Khi đơn hàng đã được đặt, người bán sẽ đóng gói và xác nhận các thông tin cần thiết như thời gian giao hàng, thời gian nhận hàng, .. rồi giao lại cho đối tác vận chuyển.
Quản lý hệ thống vận chuyển giúp quản lý đơn hàng hiệu quả hơn
Trong quá trình vận chuyển, người bán cũng cần theo dõi tình trạng của đơn hàng để đảm bảo đơn hàng của khách không bị quá giờ hoặc thất lạc.
Lựa chọn hệ thống quản lý phù hợp
Bên cạnh các phương pháp quản lý đơn hàng thủ công, các hệ thống phần mềm quản lý thông minh trong thời đại công nghệ phát triển đang dần nhận được sự ủng hộ của nhiều chủ doanh nghiệp.
Nó được coi là giải pháp tối ưu giúp quá trình vận đơn diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu thất thoát và tiết kiệm tối đa chi phí con người.
Quản lý trả hàng
Khi giao hàng cho khách sẽ có những trường hợp trả hàng, từ chối nhận hàng vì những lý do khác nhau như hàng bị lỗi, không đúng mẫu, ..
Để quản lý đơn hàng hiệu quả, bạn cần chú ý đến vấn đề đổi trả hàng
Khi đó, chủ doanh nghiệp cần nhanh chóng và rõ ràng trong việc quản lý quy trình đổi, trả hàng để các vấn đề được xử lý dễ dàng hơn.
Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến khả năng tạo đơn hàng hoặc bán hàng của bạn trong quá trình thực hiện. Do đó, bạn phải kiểm tra và quản lý các đơn đặt hàng thường xuyên và chính xác bằng cách sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho để đảm bảo rằng sự sai lệch trong kho không xảy ra.
Ngoài ra, cần đồng bộ lượng hàng tồn kho giữa các kênh bán hàng để tránh tình trạng hết đơn hàng một cách vô tình.
4 Nguyên tắc quản lý đơn hàng cho nhà giao dịch
Nắm được những nguyên tắc cơ bản trong quản lý đơn hàng dưới đây sẽ giúp chủ doanh nghiệp đạt được những hiệu quả nhất định trong kinh doanh.
Tự động hóa quy trình bán hàng
Quy trình đặt và quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp cần được tự động hóa để có thể tối ưu hóa và đảm bảo tính linh hoạt trong việc xử lý các trường hợp như lỗi đơn hàng, trùng lặp chức năng.
Tự động hóa quy trình bán hàng là nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả
Ngoài ra, hệ thống phải có khả năng gửi các dữ liệu cần thiết cho các thành viên liên quan để xử lý thuận tiện và kịp thời các sự cố khác.
Tích hợp hệ thống đặt hàng với hệ thống liên quan
Để quản lý đơn hàng hiệu quả, hệ thống tiếp nhận đơn hàng cần đảm bảo có các dữ liệu, mô tả về sản phẩm, chương trình khuyến mãi hoặc giá cả phù hợp với nhau.
Cùng với hệ thống đặt hàng giúp khách hàng nhanh chóng đưa ra quyết định mua hàng và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu đơn hàng trong hệ thống.
Chỉ nhập 1 lần cho dữ liệu đơn hàng
Khi sao chép hoặc nhập dữ liệu đơn hàng, bạn nên áp dụng các công nghệ liên quan đến nguồn dữ liệu. Hạn chế nhập lại dữ liệu thủ công để đảm bảo độ chính xác khi luân chuyển trên kênh phân phối.
Chỉ nhập một lần để có dữ liệu đơn hàng, nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả
Cách hữu ích nhất mà bạn có thể áp dụng là nhập thủ công dữ liệu đơn hàng vào hệ thống quản lý của công ty tại điểm bán. Điều này giúp hệ thống truyền dữ liệu nhanh chóng đến các thành viên khác trong kênh phân phối.
Theo dõi và xử lý trạng thái đơn hàng
Việc theo dõi trạng thái, quản lý và xử lý đơn hàng là vô cùng quan trọng khi các đơn hàng đến trong mỗi ngày rất lớn và nhiều đơn hàng có quá trình thực hiện lâu dài.
Điều này giúp kế toán phân loại được tình trạng của các đơn hàng, nắm được số lượng đơn hàng đã hoàn thành hay chưa thực hiện. Từ đó, tránh bỏ sót đơn hàng, rút ngắn quy trình bán hàng và làm việc trực tiếp với các thành viên liên quan khi sản phẩm xảy ra lỗi.
=> Có thể bạn quan tâm: Top 13 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất hiện nay
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng
Bên cạnh việc hiểu rõ cách thức quản lý hay các nguyên tắc quản lý, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để nhận được một số lợi ích đáng kể.
Đồng bộ hóa hệ thống quản lý
Với phần mềm quản lý đơn hàng, bạn có thể quản lý các giao dịch phát sinh trong kinh doanh và mọi hoạt động tại cửa hàng từ bán hàng, tạo đơn hàng, quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động. Công việc.
Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng
Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp bạn loại bỏ rủi ro hết hàng trong khi tạo đơn hàng.
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Khi bạn thực hiện đơn hàng, kiểm kho bằng phần mềm quản lý đơn hàng, mọi thông tin cần thiết của đơn hàng sẽ được đồng bộ và tích hợp.
Ngoài ra, phần mềm quản lý giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian vận hành cửa hàng, thuê người quản lý nhân sự, .. hơn nữa là giải pháp tối ưu giúp bạn loại bỏ những tổn thất có thể xảy ra trong kinh doanh. kinh doanh của nó.
Quản lý hệ thống giao thông dễ dàng
Có rất nhiều phần mềm quản lý hợp tác với các đối tác vận chuyển trên toàn quốc giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm đơn vị vận chuyển. Chủ doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn đơn vị phù hợp và khả năng quản lý tình trạng đơn hàng một cách chi tiết nhất.
Quản lý đơn hàng là một yếu tố quan trọng và cần thiết trong quá trình kinh doanh của các chủ cửa hàng, doanh nghiệp. Với những nội dung mà Webcode.vn chia sẻ trong bài, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về yếu tố này và có thể vận hành tốt nhất cho công việc của mình.
